การฟัง พลังมหัศจรรย์การมอบหมายงาน

ผู้บริหารอีกท่านหนึ่งเดินมาบ่นให้ฟังว่า น้องที่อยู่ภายใต้การบังคับบัญชาคนหนึ่งมีหน้าที่บริหารตัวแทนขาย น้องคนนี้นี่สั่งอะไรไปไม่เคยรู้เรื่อง ตอนคุยกันก็ดูเหมือนจะเข้าใจดี บอกอะไรไปก็ตอบว่าเข้าใจ พอผ่านไปสองสามวันเรียกมาถามว่าเรื่องที่สั่งไปเป็นอย่างไรบ้าง ก็ตอบว่าเรียบร้อยแล้ว ผู้บริหารท่านนี้บอกว่าเมื่อได้ยินคำตอบแบบนั้นก็สบายใจ แต่สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาบ่อยครั้งกลายเป็นคนละเรื่องเดียวกัน ลูกค้าโทรมาต่อว่ายกใหญ่ว่าทำไมไม่มีการแก้ไข รับปากแล้วไม่เห็นทำตามที่คุยกันไว้

เมื่อกลับไปสอบถามกับน้องว่าทำไมเป็นอย่างนี้ น้องตอบว่านึกว่าทางผู้บริหารจะเป็นคนไปดำเนินการเรื่องนี้เอง เรื่องที่เกิดขึ้นกับน้องคนนี้เป็นไปในลักษณะนี้เป็นประจำบ่อยๆ ไม่รู้จะทำอย่างไรกับน้องคนนี้ดี และเท่าที่ดูน้องก็เป็นคนมีความสามารถ เคยเป็น trainer สอนคนมามากมาย มีทักษะในการเรียนรู้ มีทักษะในการสื่อสาร และเป็นคนที่ขยัน ตั้งใจทำงานดี แต่ทำไมสั่งงานไปทีไร ผลลัพธ์กลับออกมาไม่ได้เรื่องทุกครั้ง 

ทางผู้บริหารก็มานั่งคิดและพิจารณาถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในการสั่งงานแต่ละครั้ง ระหว่างตัวผู้บริหารและน้องพบว่าตัวผู้บริหารเอง มักจะใช้วิธีการสั่งงานเป็นหลัก ซึ่งที่ผ่านมาตัวผู้บริหารเองมองว่าเป็นสิ่งที่ถูกต้องเพราะง่ายดี สั่งให้น้องไปทำตามที่ตนเองบอก โดยลืมนึกไปว่า ตนเองสั่งงานไปชัดเจนหรือไม่ ข้อมูลครบถ้วนหรือไม่ น้องทำได้หรือไม่ น้องต้องการความช่วยเหลืออะไรหรือไม่ เป็นต้น และบางครั้งน้องกลับมาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ก็มักจะดุน้องกลับทันทีว่าบอกไปแล้วทำไมไม่รู้เรื่อง จนน้องเองไม่กล้ากลับมาถามอีกเลยเพราะกลัวโดนดุ

มื่อวิเคราะห์ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วพบว่าสาเหตุน่าจะเกิดจากการที่ตนเอง ไม่เคยสนใจน้องเลยว่าน้องเข้าใจหรือไม่ ใช้ตัวเองเป็นหลักและมักใช้อารมณ์ตัวเองเป็นใหญ่ด้วย จึงตั้งใจว่าจะปรับเปลี่ยนตัวเองให้ฟังน้องมากขึ้น และเปลี่ยนจากการสั่งงาน เป็นการมอบหมายงานแทน จากนั้นมาทุกครั้งที่ทางผู้บริหารท่านนี้จะมอบหมายงานน้องก็จะเตรียมตัวก่อนการมอบหมายงาน จากนั้นจึงเรียกน้องมาคุย และทำการมอบหมายงานให้น้องอย่างช้าๆ ชัดเจน และเรียบเรียงเรื่องราวให้เข้าใจง่าย เป็นขั้นเป็นตอน 

เมื่อมอบหมายงานน้องจบ ก็จะถามน้องทุกครั้งว่า :
1.น้องเข้าใจหรือไม่ : น้องจะตอบว่าเข้าใจ
2.น้องเข้าใจว่าอย่างไร : จะให้น้องเล่าให้ฟัง จนจบ หากมีส่วนที่ไม่ตรงกันก็จะอธิบายซ้ำจนเข้าใจตรงกัน
3.น้องจะไปทำอย่างไรต่อ : ให้น้องอธิบายขั้นตอนการทำงานของน้องว่าจะไปทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร
ทำไมไปทำอย่างนั้น จะไปประสานงานกับหน่วยงานไหนบ้าง และทำอย่างไรให้แล้วเสร็จ (ตามหลัก 5W 1H = what where when why who & how) 
4.น้องจะทำงานเสร็จเมื่อไร : น้องจะแจ้งวัน เวลา กำหนดแล้วเสร็จ (Timeline) พร้อมวัน เวลา ติดตามผล(Follow up) ก่อนวัน เวลา ครบกำหนดแล้วเสร็จ
5.น้องต้องการการสนับสนุนหรือไม่ : น้องจะแจ้งสิ่งที่ต้องการการสนับสนุนและงบประมาณตามที่จำเป็นจากเรา
สุดท้ายจะแจ้งน้องว่าหากมีอะไรที่จะให้ช่วยเหลือหรือต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมสามารถมาปรึกษาได้ตลอดเวลา

เมื่อสอบถามว่าผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร ผู้บริหารท่านนี้ตอบว่าเข้าใจกันมากขึ้น น้องสามารถทำงานได้สำเร็จมากขึ้น ได้รับมุมมองดีดีจากน้องหลายอย่าง มีความสุขในการทำงานร่วมกัน

“การฟัง จะช่วยให้รู้ว่าน้องเข้าใจในสิ่งที่เรามอบหมายงานหรือไม่ การฟังทำให้งานสำเร็จตามเวลาที่กำหนด การฟังทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างทีมงานดีขึ้น”

แล้วท่านล่ะคิดอย่างไรกับการมอบหมายงาน โดยใช้การฟังน้องให้มากขึ้น