กำจัดจุดอ่อนและบอกลาศัตรูร้ายของการบริหารจัดการเวลา

ผมมั่นใจว่าที่ผมได้นำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการเวลาในบทความที่แล้ว ต้องมีผู้อ่านบางท่านยังคงค้างๆคาๆอะไรบางอย่างในใจแน่ๆหรืออาจจะไม่แน่ใจว่าจะได้ผลกับตัวเองหรือไม่ ผมจะไม่ขอสาธยายอะไรเพื่อให้คุณเชื่อในสิ่งที่ผมนำเสนอไว้ นอกจากจะแค่ท้าให้คุณได้ลองทำตามที่ได้แนะนำไว้โดยลองเอาชนะความสงสัยต่างๆ ที่เก็บไว้ในใจให้ได้เพื่อพิสูจน์ให้รู้ว่าได้ผลจริงหรือไม่ ไม่เสียหายอะไรเลยถ้าไม่ได้ผลก็แค่เสมอตัวเท่านั้น แต่รับรองได้ว่าอย่างน้อยชีวิตของคุณจะดีกว่าที่ผ่านมามีเวลาให้กับสิ่งที่ตัวเองต้องการทำมากกว่าเดิมแน่นอนครับ

สงสัยหรือไม่ครับว่าทำไมผมจึงต้องพูดเช่นนี้ เหตุผลก็คือแท้จริงแล้วความสำเร็จของการบริหารจัดการ เวลานั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคนิคอย่างเดียวเท่านั้นครับ มันอยู่ที่คนเป็นหลักครับ ถึงจะมีเทคนิคและวิธีการที่ดีเพียงใดก็ตาม แต่หากไม่นำไปใช้แล้วก็ป่วยการครับ แล้วก็พาลบอกว่าเทคนิคไม่ได้ผลซะงั้น อุปสรรคที่สำคัญที่สุดไม่ใช่อะไรอื่นครับ นั่นคือตัวของคุณนั่นแหละครับ ความเคยชินต่างๆที่ผ่านมาในอดีตที่แสนจะยาวนาน เคยประพฤติปฏิบัติมาอย่างไรการที่จะให้เปลี่ยนจากหน้ามือเป็นหลังมือคงไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก ยิ่งผู้ที่มีนิสัยชอบผัดผ่อนด้วยแล้วยิ่งเป็นสิ่งที่ยากลำบาก ในการที่จะลงมือทดลองนำเทคนิคไปใช้ ดังนั้นก่อนที่จะแก้ปัญหาเวลามีไม่เพียงพอหรือทำภารกิจไม่เสร็จสิ้นทันกำหนดนัดหมายนั้น สิ่งแรกสุดที่ต้องทำคือต้องกำจัดอุปสรรคในตัวเองให้สิ้นก่อนครับ เรื่องดีๆจะเกิดกับตัวเองมันต้องคิดใหม่ทำใหม่ครับ ถ้าคิดแบบเดิมๆทำแบบเดิมๆแล้วหวังว่าจะมีสิ่งดีๆเกิดขึ้นมันจะนิยายไปหน่อยครับ เราลองมาดูกันดีกว่าครับว่าบรรดาอุปสรรคต่างๆที่มักจะขวางกั้นเราไว้จากการ ลงมือทดลองปฏิบัตินำเทคนิคการบริหารจัดการเวลาไปปฏิบัติมีอะไรบ้าง นิสัยและความคิดเหล่านี้แหละครับที่บั่นทอนเรา

ไม่มีเป้าหมายในชีวิตของตัวเอง ไม่รู้ว่าตัวเองต้องการอะไรอย่างแน่ชัด
ไม่สามารถควบคุมตัวเองได้และมีสมาธิสั้น
กลัวความล้มเหลว เนื่องจากประสบการณ์ความผิดพลาดที่ผ่านมาในอดีตคอยตามหลอกหลอน
ขาดความเชื่อมั่นในตัวเอง
ความไม่มีระเบียบวินัย
คิดว่าเวลานี้ยังไม่เหมาะสมที่จะลงมือปฏิบัติ
คิดว่าการบริหารเวลาเป็นเรื่องยาก ไม่เหมาะกับตัวเอง
คิดว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบันก็ดีอยู่แล้ว
นิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่ง

ในบรรดาสิ่งต่างๆที่กล่าวมานี้ นิสัยผัดวันประกันพรุ่งนี่เป็นอุปสรรคตัวแม่ ส่วนการกลัวความล้มเหลวนี่ก็ตัวพ่อเลยแหละครับเพราะไม่เพียงแต่เรื่องการบริหาร จัดการเวลาเท่านั้นยังเป็นอุปสรรคขัดขวางความสำเร็จทั้งปวงในชีวิตด้วย คนที่โดยพื้นฐานเป็นคนที่ใจร้อนนั้นจะโชคดีมีข้อได้เปรียบมากกว่าใน เรื่องนี้คือไม่ค่อยจะผัดวันประกันพรุ่งเท่าใดนัก วิธีปรับปรุงแก้ไขนิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่งไม่ยากเลยครับ แค่ขอให้คุณกำหนดคติประจำใจเพิ่มขึ้นอีกสัก 1 อย่าง คือ Just Do It (ก็แค่ลงมือทำ) เพียงเท่านี้อุปสรรคก็เบาบางลงแล้วครับ ทุกครั้งที่มีไอเดียใหม่ๆหรือได้รับมอบหมายงานชิ้นใหม่ให้รับผิดชอบก็ขอให้ระลึกถึงคติที่ว่า Just Do It แล้วลุยเลยครับ จะเสร็จหรือไม่ไม่สำคัญครับ เพราะอย่างน้อยคุณก็ได้ลงมือไปบ้างแล้ว อีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยคุณหยุดนิสัยผัดวันประกันพรุ่งได้คือการนำเรื่อง ราวบทเรียนจากการผัดวันประกันพรุ่งของคุณที่ประสบมาจริงมาเป็นสิ่งเตือนใจครับ ทุกครั้งที่เริ่มขี้เกียจหรือไม่อยากจะลงมือทำทันทีก็ให้นึกถึงความเลว ร้ายบาดแผลสาหัสจากการผัดวันประกันพรุ่งที่เคยพานพบมาครับ ซึ่งผมคิดว่าทุกคนที่ผ่านวัยเด็กมาจะต้องพบเจอกันมาบ้าง เช่น การส่งการบ้านไม่ทันแล้วถูกทำโทษ การอ่านหนังสือสอบไม่จบหรืออดหลับอดนอนในคืนก่อนสอบ ซึ่งสุดท้ายผลสอบออกมาก็ได้คะแนนไม่ดีทั้งๆที่อ่านหามรุ่งหามค่ำ ในขณะที่หลายๆคนกลับพักผ่อนอย่างสบายๆคลายสมองในวันก่อนสอบและได้คะแนนสูง ทั้งๆที่ก็ไม่ได้หัวดีไปกว่ากันเลย ผลความต่างตรงจุดนี้บอกได้เลยครับว่าไม่ได้มาจากสติปัญญาหรอกครับ หรือในวัยทำงานก็เช่นกัน คนส่วนหนึ่งมักจะชอบทำงานแบบไฟรนก้นใกล้ ส่งมอบงานแล้วค่อยมาโหมกระหน่ำเป็นบ้าเป็นหลังข้าวปลาไม่กิน ซึ่งก็ยอมรับครับว่าส่งงานได้ทันกันทั้งนั้นแต่เรื่องคุณภาพเป็นอีกเรื่องหนึ่งนะครับโดยมักจะสวนทางกันเสมอ นี่แหละผลพวงของการผัดวันประกันพรุ่ง เห็นความเลวร้ายของนิสัยแย่ๆแบบนี้หรือยังครับ วิธีแก้ก็ไม่ยากเลยครับคิดใหม่ทำใหม่โดยการลงมือทำทันทีไม่มีข้ออ้าง ยังไม่ต้องมีแผนที่ละเอียดในการสิ่งเหล่านั้นก็ได้ครับให้คุณเริ่มต้นลงมือเลย ถือเป็นการนำตัวเองไปพัวพันกับสิ่งนั้นก่อนแล้วหลังจากนั้นก็ค่อยมาวางแผนดำเนินงาน ในรายละเอียดกันภายหลังโดยต้องไม่ลืมระบุไมล์สโตนหรือเส้นตายให้กับแต่ ละกิจกรรมการดำเนินงานด้วยนะครับแล้วทำให้ได้ตามนั้น เพียงเท่านี้นิสัยผัดวันประกันพรุ่งก็จะค่อยๆอำลาจากชีวิตของคุณอย่างถาวร ผมจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการหยุดการผัดวันประกันพรุ่งอีกสักเล็กน้อย เป็นเทคนิคง่ายๆในการช่วยให้สำเร็จได้เร็วขึ้นสำหรับผู้ที่เริ่มต้นใหม่ๆจะได้มีหลักยึดให้อุ่นใจ

ขั้นตอนแรกสุด ให้เปลี่ยนความคิดและพฤติกรรมของตนเองครับ แน่นอนครับผมเริ่มต้นจากความคิดเสมอครับ เพราะเราเป็นทุกสิ่งได้ตามความคิดของเราครับ คิดใหญ่ก็เป็นใหญ่ คิดดีก็ได้ดีครับ แล้วผมแนะนำให้เปลี่ยนความคิดอะไรน่ะหรือครับ ก็เปลี่ยนมาคิดและโฟกัสอยู่ที่ภาระงานของตนเองครับ และมุ่งคิดแต่สิ่งที่สามารถทำได้และสำเร็จได้ในเวลาปัจจุบันหรืออนาคตอันใกล้เท่านั้นครับ ประเภทเฟ้อฝันเก็บใส่ลิ้นชักไว้ก่อน ยังไงแล้วคิดไปก็ไม่สามารถลงมือทำได้หรอกครับ อย่าลืมครับแนวคิดแก่นของผมคือ ก็แค่ลงมือทำ (Just Do It) เคล็ดลับเล็กๆน้อยสำหรับขั้นตอนนี้คือ

[อย่าเสนอตัวไปช่วยเหลืองานของผู้อื่น ถ้างานของคุณยังไม่เสร็จครับ ใจแข็งไว้ปฏิเสธไปเลยครับแบบนิ่มนวลว่าถ้าคุณทำงานของคุณเสร็จแล้วจะไปช่วยครับ]
[อย่าประณีตจนเกินงาม ยึดมั่นมาตรฐานเป็นเพียงพอครับ เพราะการกระทำอะไรเกินความเหมาะสมในหลักการ ดำเนินงานแบบลีนแล้วถือเป็นความสูญเปล่าประเภทหนึ่งครับ สิ่งที่ต้องให้ความสำคัญคือเวลาส่งมอบงานต่างหากครับที่ต้องยึดถือไว้]
[จัดลำดับความสำคัญของงานครับ อะไรสำคัญที่สุด ก้อนหินไงครับ แล้วกำหนดเวลาการดำเนินงานให้กับแต่ละงานด้วย]
[ทำงานเป็นทีม หาผู้ช่วยคิดช่วยทำครับ เพราะ 1+1 ไม่ใช่แค่ 2 ครับ แต่เป็น 3,4,5,… ขึ้นกับว่าทีมของคุณจะรวมสุดยอดขั้นเทพไว้มากน้อยแค่ไหน ยกเว้นงานบางอย่างที่คุณต้องลงมือทำคนเดียวเท่านั้น]
[หยุดฝันกลางวัน หยุดวอกแวกกับสิ่งแวดล้อมรอบข้าง ลงมือทำอย่างมีสมาธิ]

ใช้ตารางเวลาที่คุณสร้างขึ้นมาเองแบบง่ายๆเป็นตัวช่วยในการกำกับการทำงานในแต่ละกิจกรรมของคุณในแต่ละวันครับ ก่อนเข้านอนคิดวางแผนไปเลยครับว่าในวันรุ่งขึ้นคุณจะทำอะไรบ้างแต่ละกิจกรรมใช้เวลาเท่าไหร่ แล้วทำตามตารางเวลาของคุณอย่างเคร่งครัดครับ ไม่มีข้ออ้างใดๆทั้งสิ้น และอย่าลืมตรวจสอบด้วยนะครับว่าตารางของคุณประกอบไปด้วยก้อนหินเป็นหลักหรือเปล่า การมีตารางเวลาเป็นของตัวเองมีข้อดีอีกประการหนึ่งครับคือ พวกกิจกรรมจรจะเข้ามากล้ำกรายชีวิตประจำวันของคุณได้ยากมาก เริ่มเห็นทางสว่างของชีวิตยุ่งๆแล้วใช่มั๊ยครับ ว่าที่ผ่านมามันยุ่งเรื่องสำคัญของตัวเองหรือยุ่งเรื่องที่ผู้อื่นโยนใส่ให้คุณและเป็นเรื่องไร้สาระสำหรับตัวคุณ ซะด้วย และหากคุณมีเราขาหรือผู้ช่วยส่วนตัวก็ส่งตารางนี้ให้เขาด้วยครับ เขาจะได้ใช้ในการกลั่นกรองกิจกรรมจรทั้งหลายหรือโทรศัพท์ ประชุมและนัดหมายที่ไม่ได้บอกกล่าวกันล่วงหน้าครับ แค่นี้ชีวิตก็ Productive แล้ว

Single Processing ครับ ทำงานทีละอย่างให้เสร็จไปเป็นอย่างๆ ซึ่งถ้าคุณทำงานตามตารางเวลาของคุณแล้วก็มั่นใจได้เลยครับว่า Single Processing แน่นอน หลีกเลี่ยงการทำงานแบบ Multi Tasking ครับ เพราะคุณไม่มีประสิทธิภาพเทียบเท่า Intel Processor หรอกครับ อย่าไปเชื่อครับว่าทำงานหลายๆอย่างพร้อมกันจะประหยัดเวลา มันอาจจะได้หลายงานจริงแต่คุณภาพไม่แน่ครับว่าจะได้ตามมาตรฐาน บ่อยครั้งจะต้องกลับไปแก้ไขหรือทำใหม่เสียเวลาเปล่าๆครับ และก็เป็นการสูญเปล่าอีกประเภทหนึ่งตามแนวคิดของลีนด้วย

หากมีเวลาว่างเพิ่มขึ้นมา จากประสิทธิภาพในการทำงานของคุณหรือความชำนาญในการทำงานของคุณ เช่น ทำงานเสร็จก่อนกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในตารางเวลาของคุณ ซึ่งการใช้ตารางเวลาใหม่ๆ การควบคุมให้ตารางเวลาลงตัวนั้นทำได้ยากครับ ไม่เสร็จก่อนก็ช้ากว่ากำหนดครับ ใช้ไปเรื่อยๆความสามารถในการกะประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรมจะใกล้เคียงความเป็นจริงมากขึ้นครับ แต่ในกรณีที่เวลาเหลือผมแนะนำให้คุณหาหนังสือที่มีประโยชน์ต่ออาชีพ งานและชีวิตของคุณไว้ใกล้ๆมือครับ เอาไว้อ่าน อย่าให้เวลาผ่านไปโดยสูญเปล่าครับ หลักการที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งในเทคนิคการบริหารจัดการเวลาของผมคือ ต้องไม่มี Timeslot ใดที่เป็น Idle ครับหากเกิด Timeslot เพิ่มให้บรรจุด้วยกิจกรรมที่สร้างคุณค่าให้กับตัวเองครับ ที่ง่ายและดีที่สุดไม่เสียค่าใช้จ่ายมากมายด้วยก็คือการให้อาหารสมองครับ ด้วยการอ่านหนังสือดีๆที่เป็นคุณต่อชีวิตของเราครับ แล้วตอนสิ้นปีคุณจะแปลกใจครับว่า ตัวเราก็สามารถอ่านหนังสือจบได้เป็นหลายสิบเล่มต่อปีเหมือนกัน คงไม่ต้องอธิบายนะครับว่าผลพลอยได้จากการอ่านหนังสือมากมายจะมีต่อชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณแค่ไหน

สุดท้ายคือการเฉลิมฉลองให้รางวัลกับความสำเร็จของคุณในการเลิกนิสัยการผัดวันประกันพรุ่งและการบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิผลมากกว่าในอดีตที่ผ่านมาครับ ให้รางวัลเล็กๆน้อยๆในแต่ละสัปดาห์ และรางวัลใหญ่ๆสำหรับความสำเร็จในงานหรือผลงานที่คุณได้สร้างสรรค์ขึ้นในแต่ละไตรมาสของปีครับ การให้รางวัลกับตัวเองก็ต้องเป็นสิ่งที่เป็นคุณประโยชน์ต่อตัวเองด้วยนะครับ อาทิ การจัดหาอุปกรณ์เครื่องมือเทคโนโลยีชั้นสูงเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานตามแนวคิดการ ทำงานของคนยุคใหม่ที่ต้องการทำงานได้ทุกเวลาและทุกที่ที่ต้องการไงครับ หรือการเดินทางท่องเที่ยวเพื่อการเรียนรู้และเปิดโลกทัศน์ใหม่ๆให้กับตัวเอง หรือส่งตัวเองเข้ารับการอบรมสัมมนาที่จะช่วยเพิ่มพูนความรู้ ทักษะความสามารถที่คุณต้องการ หรือการซื้อเสื้อผ้าเครื่องประดับใหม่ๆเพื่อเสริมสร้างบุคลิกภาพของคุณ เป็นต้น