งานที่เป็นลักษณะโครงการ Project base

(Smart Project Manager ต่อจากตอนที่แล้ว)

งานที่เป็นลักษณะโครงการ (Project base) มักจะ
  มีความไม่แน่นอน(ไม่นิ่ง)สูง
  มีปัจจัยที่ควบคุมได้ยาก (Uncontrollable Factor) หลายเรื่อง
  มีโอกาสเกิดการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา
  สิ่งต่างๆไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

ถ้าภาพใหญ่ก็เช่น
  เจ้าของงานเปลี่ยนโจทย์ เปลี่ยนรูปแบบ
  ราคาวัสดุผันผวน
  แรงงานขาดแคลน
  เร่งกำหนดเวลาแล้วเสร็จให้เร็วขึ้น
  ถูกตัดลด Budget

ถ้าภาพเล็กลงมาหน่อยเช่น
  เครื่องจักร อุปกรณ์ชำรุด เสียหาย
  ขาดความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้อง
  ลูกค้ายกเลิกงานทั้งหมดหรือบางส่วน
  งานไม่ได้มาตรฐานตามที่ลูกค้าต้องการ

จึงเป็นโจทย์ของผู้บริหารโครงการว่าจะรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้อย่างไร

Proactive Project Manager ควรมีทักษะสำคัญในการบริหารโครงการภายใต้ข้อจำกัด ปัจจัยที่ไม่แน่นอน เพื่อให้ได้ตามเป้าหมาย T-C-Q (Time - Cost - Quality) ประมาณนี้ครับ

Project Goal Setting & Planning
------------------------
   ความสามารถในการกำหนดเป้าหมายเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของ Proactive Project Manager เพราะเป้าหมายเปรียบเสมือนหมุดหมายปลายทางที่ปักไว้ หากเป้าหมายไม่ชัดเจนการกำหนดทรัพยากรก็จะไม่สอดคล้อง เช่น... ระยะเวลาโครงการกำหนดไว้ 3 เดือน ก็จะได็เตรียมทีมงาน เครื่องมือเครื่องจักรให้เพียงพอเพียงพอที่จะทำให้งานให้เสร็จได้ทันใน3เดือน ส่วนการแผนงานควรเป็นแผนที่ยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนไปตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้นได้ โดย Proactive Project Manager จะมีแผนงานหลายระดับด้วยวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันเพื่อให้ทีมงานแต่ละ level ไปดำเนินการ เช่น
  แผนงานหลัก (Master Plan) ... เป็นกรอบใหญ่ให้เห็นภาพรวมและควบคุม
  แผนรายรายเดือน (Monthly Plan) ... สำหรับกำหนดทิศทางและประเมินผล
  แผนงานรายสัปดาห์/วัน (Weekly/Daily Plan) ... สำหรับลงมือปฏิบัติและแก้ไขปัญหา

Strategic Thinking & Management
--------------------------
   ความสามารถในการประเมินสถานการณ์ทั้งปัจจัยภายนอกที่มากระทบ และปัจจัยภายในที่เป็นจุดแข็ง/จุดอ่อนของทีมงานโครงการและองค์กร กำหนดเป็น Method Statement ในระดับต่างๆ รวมถึง Workflow , Process & Procedure โดยใช้ความคิดสร้างสรรค์ (Creative Thinking) ประยุกต์เข้ากับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ และ Database ทั้งจากภายในและภายนอก และยังสามารถบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management) โดยมองถึง Scenario ที่เป็นไปได้ เพื่อให้ Method Statement มีประสิทธิภาพ มีความเป็นไปได้ ปฏิบัติได้จริงและใกล้เคียงกับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นมากที่สุด การบริหารงานโดยยึดหลัก PDCA เปรียบเสมือนการนำสมมติฐานที่เป็นแผนงาน , Method ต่างๆ ทดสอบแล้วปรับปรุง ปรับเปลี่ยนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ใกล้เคียงที่ต้องการมากที่สุด โดยยังอยู่บนมาตรฐานต่างๆและความปลอดภัยที่เป็นกรอบในการทำงาน

Critical Problem Solving & High Impact Decision Making
------------------------------
   อีกหนึ่งทักษะที่สำคัญของ Proactive Project Manager เนื่องจากความรับผิดชอบในตำแหน่งนี้มักจะเป็นเรื่องที่มีผลกระทบสูงทั้งกับความพึงพอใจลูกค้าโดยรวม และผลการดำเนินงานขององค์กร ปัญหาที่ผู้บริหารโครงการจะต้องเข้าไป Take Respond มักจะเกี่ยวกับ
  Cost ที่มีผลโดยตรงต่อ Profit & Loss
  Project Plan
  Project Scope , Definition

ซึ่งต้องอาศัยการมองภาพรวมแบบ Bird Eye View , ทักษะการวิเคราะห์ปัญหาที่ซับซ้อนสูงเพื่อหาแนวทางแก้ไขทั้งระยะสั้น กลาง ยาว รวมถึงความสามารถในการตัดสินใจในเรื่องที่ยากลำบาก และมีผลกระทบทั้งเชิงบวกและเชิงลบกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง

Time Management & Prioritization
--------------------------
   ผู้บริหารโครงการมีเรื่องที่ต้องตัดสินใจมากมายในแต่ละวัน ทั้งเรื่องที่เกี่ยวกับองค์กร ความรับผิดชอบของตัวเอง รวมถึงปัญหาของทีมงานที่เข้ามาขอความช่วยเหลือ เรามักจะเห็นผู้บริหารโครงการคือคนท้ายๆที่จะได้กลับบ้าน และเป็นคนที่ต้องมาทำงานในวันหยุด รวมถึง Work Anywhere ทั้ง Office and Home (โดยเต็มใจและไม่เต็มใจ)
ดังนั้นการเพิ่มเวลาให้กับตัวเองโดยที่ไม่ต้องไปรบกวนเวลาพักผ่อนหรือเวลาส่วนตัว
  พัฒนาทักษะต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงานให้ดีขึ้นเพื่อใช้เวลากับงานเดิมๆลดลง
  เทคนิค Drop - Delay - Delegate เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระและขจัดงานที่ยังไม่สำคัญในเวลาอันจำกัด
  เลือกใช้เครื่องมือช่วยอำนวยความสะดวกในจัดการเวลา จัดการงาน

   การจัดการ #งานสำคัญเร่งด่วน ก็เช่นกัน ผู้บริหารโครงการควรมีวิธีการควบคุมจัดการงานประเภทสำคัญ-เร่งด่วน (Fire Fighting) ให้ได้ เพราะงานกลุ่มนี้คือตัวขโมยเวลา สมาธิและพลังงาน พลังใจไปมากที่สุด
แล้วไปทุ่มเวลาให้กับ #งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ให้มากขึ้น เพราะงานกลุ่มนี้เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลักของโครงการ รวมถึงเป็นการทำงานเชิง Proactive อย่างแท้จริง

   Smart Project Manager ให้ความสำคัญกับ Core Skill ทั้ง 4 เพื่อบริหารงานโดยลดโอกาสเกิดปัญหา กระจายความเสี่ยง และช่วยลดความเครียด ความกดดันจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด
อยู่นอกเหนือการควบคุมลงได้ และยังช่วยให้มีเวลาไปโฟกัสในส่วนของคน - ผลงาน - ธุรกิจได้มากขึ้นด้วย