ทักษะการสื่อสาร Communication Skill

ทักษะหนึ่งที่จำเป็นสำหรับผู้ควบคุมงานหรือผู้บริหารโครงการก็คือ "ทักษะการสื่อสาร" (Communication Skill)

การสื่อสารในการทำงานมีหลายวัตถุประสงค์เช่น
- ขอความช่วยเหลือ
- ขออนุมัติ
- สั่งให้ไปปฏิบติงาน
- มอบหมายงาน
- เจรจาต่อรอง
- นำเสนอไอเดีย

ซึ่งผลลัพธ์ที่มักเกิดขึ้นจากการสื่อสารอาจจะได้หรือไม่ได้ตามที่เราคาดหวัง ผมแบ่งผลลัพธ์ของการสื่อสารออกเป็น4ลักษณะ โดยใช้ตารางความสัมพันธ์ระหว่าง #ความเข้าใจในสิ่งที่สื่อ กับ #การเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับแนวความคิด
-----------
#เข้าใจและเห็นด้วย
เขามีความเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการอย่างชัดเจนซึ่งเกิดจากการเตรียมตัวในการสื่อสารของเราและรู้สึก #เห็นด้วยคล้อยตาม ความคิดเรา เพราะมองเห็นภาพผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นและตรงกับสิ่งที่เขาต้องการด้วยเช่นกัน
-----------
#เข้าใจแต่ไม่เห็นด้วย
เขารู้ว่าเราต้องการอะไร อย่างไร แต่อาจจะมีความรู้สึกขัดแย้งไม่เห็นด้วย เพราะอาจจะมีข้อจำกัด หรือมีแนวคิดที่แตกต่างออกไป คนประเภทนี้มักจะมีความคิดของตัวเอง มีความเชื่อมั่นและกล้าพูดสิ่งที่ตัวเองคิดออกไปโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความขัดแย้งขึ้นเพราะคาดหวังว่าจะได้กับยอมรับหรืออย่างน้อยก็รับฟัง แล้วปรับแนวทางใหม่ ซึ่งเราอาจจะต้องรับฟังข้อจำกัดหรือมุมมองที่เขามองต่างจากเราให้มากขึ้นเพื่อทำความเข้าใจเชิงลึกว่าเขาติดขัดอะไรหรือต้องการอะไร เราอาจจะสอบถามมุมมองเขาแล้วฟังเขาเพื่อเข้าใจแล้วจึงค่อย จูงใจให้เขาคล้อยตาม ความคิดของเราอีกที
-------------
#ไม่เข้าใจและไม่เห็นด้วย
การสื่อสารแบบนี้เขายังไม่พร้อม ไม่เต็มใจที่จะทำตามสิ่งที่เราบอกเพราะอาจมี#ข้อสงสัย บางอย่างที่เขายังไม่เคลียร์ ซึ่งหากเขาไปปฏิบัตติตามทั้งๆที่ไม่เข้าใจก็อาจจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นเขาจึงอาจจะอยากได้ข้อมูลเพิ่มหรือมีรายละเอียดมากกว่านี้อีกเพื่อให้เกิดความกระจ่างก่อนแล้วค่อยตัดสินใจว่าจะทำตามหรือไม่ทำตาม
-------------
#ไม่เข้าใจแต่เห็นด้วย
คนกลุ่มนี้ส่วนมากจะเป็นคนที่เชื่อใจเรามากๆ ไม่ต้องเข้าใจทั้งหมด แค่ขอให้บอกมาก็พร้อมไปทำตาม หรือคนที่ไม่คิดอะไรมากใครเสนออะไรมาพยักหน้าหมดโดยที่ยังไม่ถี่ถ้วนให้ดีก่อนว่าเขาบอกอะไร สั่งอะไรคนประเภทนี้เราอาจจะต้องเพิ่มความรอบคอบก่อนจบการสนทนา โดยใช้การทวนสอบหรือถามให้เขาสรุปคำสั่งเราก่อนว่าเข้าใจตรงกันหรือไม่ มิเช่นนั้นอาจเกิดความเสียหายหรือความผิดพลาดตามมาจากความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน
-------------
    ดังนั้นหากเราคาดหวังให้อีกฝ่ายเข้าใจตรงกับเราและเห็นด้วยกับแนวความคิดของเรา เราอาจจะต้องเพิ่มความใส่ใจในตัวผู้ฟัง สังเกตการแสดงออกของเขาว่ามีท่าทีอย่างไร และค่อยๆปรับการสื่อสารของเรา โดยเปิดโอกาสให้เขาพูดความคิดเขาให้มากขึ้นทำให้เขารู้สึกว่าเรายินดีรับฟังความคิดเห็นเขาจริงๆ แล้วค่อยๆใช้การโน้มน้าวจูงใจให้เขามองเห็นภาพแบบเดียวกับเราเพียงเท่านี้ความขัดแย้งในงานหรือความผิดพลาดต่างๆในโครงการก็ลดลงได้แน่นอนครับ