ท่านกำลังฆ่าเวลาโดยไม่รู้ตัวหรือเปล่า

ในแต่ละวันคุณทำอะไรกันบ้างครับ แล้วสิ่งที่ตั้งใจไว้ว่าจะทำได้ทำสำเร็จตามที่กำหนดไว้หรือไม่ครับ ผมคิดว่า การทำภารกิจไม่ได้ครบถ้วนทุกกิจกรรม อย่างสำเร็จผลตามที่หวังไว้นั้นเป็นปัญหาของเกือบจะทุกคนในโลกนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับตั้งแต่ระดับผู้จัดการจนถึงผู้บริหารระดับสูงขององค์กรต่างๆ ซึ่งสังเกตได้ว่าท่านเหล่านี้จะยุ่งอยู่ตลอดเวลาเข้าประชุมเรื่องต่างๆอยู่เกือบทั้งวัน กว่าจะได้นั่งโต๊ะสงบสติอารมณ์เริ่มลงมือทำงานได้ก็เกือบจะสิ้นวันแล้ว จนบ่อยครั้งที่มีการกล่าวเชิงหยอกล้อว่างาน ของผู้บริหารคือการประชุม เพราะประชุมกันทั้งวันจนเป็นกิจวัตรไม่เห็นได้ทำกิจกรรมอย่างอื่นเลย และที่โชคร้ายคือมีผู้บริหารจำนวนไม่มากนัก ที่จะฉุกคิดว่า แท้จริงแล้วบทบาทหน้าที่ของตนในองค์กรคืออะไร สิ่งที่ควรกระทำให้สมกับฐานะและศักยภาพของตน นั้นคืออะไร ใช่การเข้าร่วมการประชุมโน่นประชุมนี่อย่างไม่หยุดหย่อนในแต่ละ วันและสิ้นสุดวันแล้ววันเล่าโดยไม่มีผลผลิตที่เป็นประโยชน์ ต่อองค์กร อย่างคุ้มค่าต่อค่าจ้างเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆที่องค์กรต้องจ่าย ออกไปให้กับบรรดาผู้บริหารทั้งหลาย การใช้เวลาไปกับการประชุมที่ไร้ซึ่งผลิตภาพทั้งมวลสามารถมอง ได้ว่าเป็นความสูญเปล่าประเภทหนึ่งที่แฝงเร้นเรื้อรังอยู่ในองค์กร โดยผู้คนมักไม่ได้ตระหนักรู้ตัว ผมจึงไม่แปลกใจเลยว่าเหตุใดองค์กรส่วนมากของประเทศเรา จึงก้าวย่างอย่างเชื่องช้า ความสามารถในการแข่งขันต่ำและต้นทุนการดำเนินงานสูงกว่าที่ควรจะเป็น ผมมั่นใจว่าสาเหตุรากเหง้าหนึ่งที่นำมา ซึ่งสิ่งไม่พึงปรารถนานี้คือ การขาดซึ่งทักษะในการบริหารจัดการเวลาของผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับภายในองค์กร

จริงๆ แล้วคงต้องบอกว่ามันไม่ได้เป็นเรื่องยากเลยครับ เพราะทุกคนที่ผมให้คำแนะนำไปและนำพาไปปฏิบัติจริงจังนั้น พิสูจน์ความสำเร็จมาแล้วทั้งสิ้น รวมทั้งตัวผมเองด้วย เพียงแต่เราต้องเอาชนะอุปสรรคบางอย่างภายในตัวเราเองก่อนเท่านั้น เปลี่ยนวิธีคิดใหม่และกำหนดวิธีการทำงานและพฤติกรรมบางอย่างเท่านั้นเอง ซึ่งก่อนสิ่งอื่นใดผมอยากขอให้คุณหยุดและคิดทบทวนถึงการใช้ชีวิตในแต่ละวันของคุณก่อน เน้นชีวิตในวันทำงานแล้วกันครับ เพราะเวลาส่วนใหญ่ของวันคุณได้อุทิศให้กับองค์กรที่คุณทำงานอยู่ เวลาส่วนตัวของคุณมีอยู่ไม่มากแต่สิ่งที่ต้องทำกลับมีมากมาย ไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าวันหยุดสุดสัปดาห์ที่เวลาทั้งหมดเป็นของคุณ ดังนั้นหากเราสามารถใช้เวลาและจัดสรรเวลาได้อย่างลงตัว ก็จะได้เวลาที่มีค่ากลับคืนมาสำหรับทำสิ่งต่างๆที่ต้องการได้ ครบถ้วนสมบูรณ์หรืออย่างน้อยก็ได้มากกว่าที่ผ่านมา ผมขอให้คุณใช้เวลาสัก 30 นาที ทบทวนสิ่งที่คุณทำไปในแต่ละวันและบันทึกสิ่งเหล่านั้นลงในกระดาษ เริ่มตั้งแต่ตื่นนอนจนกระทั่งเข้านอนอีกครั้งหนึ่ง และระบุเวลาที่ใช้ไปในกิจกรรมต่างๆเหล่านั้นด้วยนะครับ เอาแบบละเอียดเลยนะครับ เชิญจัดหากระดาษและดินสอแล้วเริ่มลงมือกันได้เลยครับ ในระหว่างนี้ผมจะขอเล่าเรื่องสนุกๆเรื่องหนึ่งให้ฟังไปพลางๆนะครับ

เรื่องมีอยู่ว่าผู้บริหารระดับสูงท่านหนึ่งรำพึงรำพันกับที่ปรึกษาส่วนตัวว่าไม่ค่อยมีเวลาเพียงพอสำหรับคิดและวางแผนโครงการริเริ่มใหม่ๆได้มากเท่าที่ควร เนื่องจากติดภาระงานน้อยใหญ่อยู่ตลอด รวมทั้งการประชุมมากมายทั้งที่จำเป็นและไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมแต่ถูกร้องขอให้เข้าร่วมด้วย ทำให้ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาหลังจากเข้ารับตำแหน่งซีอีโอของบริษัทแล้ว ดูเสมือนว่าบริษัทไม่อาจเติบโตได้เท่าที่ควรจะเป็น ทั้งๆที่เศรษฐกิจก็อยู่ในช่วงขาขึ้น ตนรู้สึกผิดอย่างมากที่ไม่อาจทำหน้าที่ของซีอีโอได้อย่างสมบูรณ์ ที่ปรึกษาส่วนตัวจึงได้ขอให้เรขานุการของซีอีโอช่วยจัดเตรียมถังน้ำและนำก้อนหิน ก้อนกรวด ทรายและน้ำ มาให้ด้วย เพราะจะนำมาให้ซีอีโอได้ทำการทดลองอะไรบางอย่าง เมื่อได้สิ่งของที่ต้องการครบแล้ว ที่ปรึกษาจึงได้ขอร้องให้ซีอีโอช่วยนำสิ่งของเหล่านี้บรรจุลงถังให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยให้ซีอีโอใช้เวลาคิดใคร่ครวญหาวิธีการของตนเองสัก 5 นาที แต่เนื่องจากซีอีโอเป็นบุคคลระดับหัวกระทิ จึงคิดวิธีการบรรจุสิ่งของเหล่านี้ได้วิธีการหนึ่งที่น่าจะบรรจุสิ่งต่างๆได้ในปริมาณสูงสุดภายในเวลาไม่ถึง 1 นาที โดยได้บอกลำดับการบรรจุสิ่งของต่างๆให้กับที่ปรึกษาฟัง โดยในลำดับแรกจะบรรจุก้อนหินลงไปก่อน จากนั้นตามด้วยก้อนกรวด ทรายและน้ำเป็นสิ่งสุดท้าย ที่ปรึกษาจึงชมเชยในความเฉลียวฉลาดของซีอีโอ พร้อมทั้งอธิบายเปรียบเทียบกับเรื่องการบริหารจัดการเวลา โดยอธิบายว่าหากเปรียบเทียบก้อนหินเสมือนเป็นงานที่สำคัญแต่ไม่มีความเร่งด่วน ก้อนกรวดเป็นงานที่สำคัญและเป็นเรื่องเร่งด่วน ทรายเป็นงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน ส่วนน้ำเป็นงานที่ไม่สำคัญแล้วก็ไม่เร่งด่วนด้วย ซีอีโอจึงทักท้วงว่าถ้าเป็นเช่นนั้นเหตุใดเราจึงไม่ให้ความสำคัญสูงสุดกับเรื่องที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วนก่อนล่ะ ที่ปรึกษาจึงให้ข้อคิดว่าการที่ผู้บริหารระดับสูงควรให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนก่อน เพราะผู้บริหารระดับสูงคือผู้ที่กำหนดทิศทางและอนาคตขององค์กร ซึ่งงานเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับการวางแผนและการคิดอย่างรอบคอบ เช่น โครงการริเริ่มต่างๆ การสร้างความสัมพันธ์กับหุ้นส่วน เป็นต้น ซึ่งงานเหล่านี้โดยธรรมชาติแล้วไม่ใช่งานเร่งด่วนและเป็นงานที่ยิ่งใหญ่เป็นสิ่งชี้ชะตาความอยู่รอดและการเติบโตขององค์กร ซึ่งสิ่งที่ซีอีโอกำลังทุกข์ใจอยู่ในขณะนี้ก็คือสิ่งนี้นี่เองมิใช่หรือ การที่เราให้ความสำคัญผิดพลาดจะทำให้เราสูญเสียเวลาอันมีค่าไปอย่างไม่น่าให้อภัย การบรรจุก้อนกรวดเล็กๆเข้าไปจนเต็มจะทำให้ไม่มีที่ว่างพอสำหรับก้อนหิน ผลกระทบอีกเรื่องหนึ่งสำหรับการให้ความสำคัญกับเรื่องก้อนกรวดคือ ความเหนื่อยล้าจากการทำสิ่งที่เร่งด่วนต่างๆตลอดเวลา ดังนั้นผู้บริหารระดับสูงจึงควรให้ความสำคัญกับก้อนหินก่อนเป็นสิ่งแรก และเรื่องก้อนกรวดเป็นสิ่งรอง ซึ่งซีอีโอก็ยังตั้งคำถามต่ออีกว่าหากเป็นเช่นนั้น เราก็อาจจะละเลยเรื่องก้อนกรวดได้หากทุ่มเทให้กับเรื่องของก้อนหิน และถ้าเป็นเช่นนั้นจะสมควรหรือ ที่ปรึกษาจึงได้ถามกลับว่าแล้วก้อนกรวดมาจากสิ่งใดล่ะ ก็มาจากก้อนหินที่แตกออกเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยใช่หรือไม่ ซึ่งก็หมายถึงว่าหากสิ่งที่ไม่เร่งด่วนไม่ได้รับการดำเนินงานนานเข้า มันจะกลายเป็นสิ่งเร่งด่วนไปโดยปริยาย เนื่องจากงานทุกอย่างมันมีกำหนดส่งมอบในตัวของมันเองตั้งแต่ถูกคิดหรือสร้างขึ้นมาแล้ว ดังนั้นผู้ที่ใส่ใจต่อก้อนหินก็จะมีก้อนกรวดจำนวนน้อยไปเอง เรื่องนี้คงให้ข้อคิดอะไรกับท่านได้บ้างในการบริหารจัดการงานต่างๆ ที่ท่านแบกรับภาระอยู่ภายในเวลาที่มีอยู่เท่าๆกันทุกคนคือวันละ 24 ชั่วโมง แต่ผู้ที่มีความสามารถในการบริหารจัดการเวลาได้ดีกว่าจะ ได้งานที่มากกว่าและพึงพอใจในชีวิตมากกว่าด้วย แต่ที่สำคัญเหนืออื่นใดคือท่านจะต้องแยกแยะได้ว่างานแต่ละงานที่อยู่ ในมือของท่านและที่กำลังจะเข้ามาในอนาคตนั้นเป็นงานประเภทใด ก้อนหิน ก้อนกรวด ทรายหรือน้ำ นี่คือจุดเริ่มต้นที่สำคัญของการบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เอาล่ะครับถึงจุดนี้ท่านได้เขียนรายการกิจกรรมงานและสิ่งต่างๆที่ได้ทำ และใช้เวลาไปในแต่ละวันตามที่ผมขอไว้เสร็จหรือยังครับ หากเสร็จแล้วลองแยกแยะดูครับว่าอะไรเป็นก้อนหิน อะไรเป็นก้อนกรวด อะไรเป็นทรายและน้ำ อย่าบอกนะครับว่ามีแต่ทรายกับน้ำ ถ้าเป็นเช่นนั้นคงน่าตกใจและน่าเศร้าใจอย่างยิ่งครับ ว่าที่ผ่านมาท่านได้ใช้จ่ายเวลาอันมีค่ายิ่งไปกับสิ่งที่ไม่คุ้นค่าเลย แต่ยังไม่สายเกินไปครับ เราเริ่มต้นใหม่ได้เสมอครับ



แต่ถึงจุดนี้ผมก็คิดว่ายังมีหลายท่านที่ยังสงสัยว่า แล้วหากสามารถแยกแยะได้แล้วเราจะจัดการกับก้อนหิน ก้อนกรวด ทรายและน้ำอย่างไร เพราะอย่างไรแล้วก็ต้องใช้เวลาที่มีอยู่ไปกับสิ่งเหล่านี้อยู่ดี คำตอบที่ผมจะให้ไว้คือ ไม่จำเป็นครับว่าจะต้องใช้เวลาเท่าเดิม เพราะเรายังสามารถปรับปรุงกรรมวิธีการทำงานต่างๆให้ใช้เวลาน้อยลงแต่ได้งานเท่าเดิมครับ ซึ่งเรื่องการปรับปรุงกระบวนการและกรรมวิธีการทำงานนี้ผมจะเขียนถึงต่อไปครับ แต่เอาแค่เทคนิคการบริหารจัดการเวลาที่ผมจะฝากไว้ในบทความนี้ก็เพียงพอที่จะทำให้ท่านมี เวลาว่างเหลือพอจะทำเรื่องสำคัญในชีวิตของท่านแล้วครับ เพราะชีวิตไม่ได้มีแต่งานครับ ท่านจะต้องรักษาสมดุลชีวิตส่วนตัวและชีวิตงานด้วยครับ อย่าให้ต้องเกิดเรื่องเศร้าเหมือนกับหลายๆคนที่ต้องสูญเสียครอบครัวไปแบบน่าเสียดายเลยนะครับ มาดูกันดีกว่าครับว่าเมื่อแยกแยะก้อนหิน ก้อนกรวดได้แล้ว เราจะทำอย่างไรกับพวกมันดี ผมมีเทคนิคหนึ่งมาให้ครับเป็นเทคนิคของประธานาธิบดีท่านหนึ่งของสหรัฐอเมริกาที่มีความสามารถสูงมาก ท่านชื่อ ดไวท์ ดี. ไอเซนฮาวน์ ครับ ซึ่งท่านก็บอกว่าให้ใช้เกณฑ์ความเร่งด่วนกับความสำคัญในการจัดประเภทของงานทุกอย่างที่ผ่านเข้ามาครับ โดยให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ครับ

    ให้แจกแจงงานต่างๆทุกอย่างออกมาโดยละเอียด
    กำหนดขั้นความสำคัญ
    กำหนดขั้นความเร่งด่วน
    พล๊อตงานต่างๆลงบนแผนผังความเร่งด่วนกับความสำคัญ
    ได้ผลลัพธ์ของการจัดประเภทงาน (ก้อนหิน ก้อนกรวด ทราย และน้ำ)
    จัดสรรงานต่างๆ โดย
a. งานประเภทก้อนหิน เป็นสิ่งที่ท่านในฐานะผู้บริหารต้องดำเนินการด้วยตนเองครับ
b. งานประเภทก้อนกรวด จ้างมืออาชีพหรือมอบหมายให้ผู้บริหารระดับรองของท่านรับผิดชอบดำเนินการแทน
c. งานประเภททราย ถ้าเป็นงานเล็กๆน้อยๆเสร็จได้ง่ายๆ ก็ให้ผู้ช่วยดำเนินการแทนท่านครับหรือฝากให้ผู้ที่ท่านไว้ใจดำเนินการแทน หรือท่านจะทำเองก็ได้ครับ แต่หากท่านจะทำต้องเป็นกิจกรรมที่ขาดท่านไปไม่ได้เท่านั้น แต่หากเป็นงานใหญ่ที่ต้องใช้เวลามากๆแล้ว ก็ลองต่อรองกับผู้ที่จะรับมอบผลงานในการขอเลื่อนเวลาการส่งมอบออกไปก่อน แล้วค่อยดำเนินการเมื่อมีเวลาว่าง
d. งานประเภทน้ำ ถ้างานนั้นไม่สนุกก็อย่าไปทำเลยครับ ไม่คุ้มค่าครับ มอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาคนใดก็ได้รับไปดำเนินการคิด ปรับปรุงอย่างต่อเนื่องครับว่าจะกำจัดงานประเภทนี้ออกไปจากองค์กรได้อย่างไร เพราะงานเหล่านี้โดยมากมักจะเป็นความสูญเปล่าอย่างหนึ่งหรือให้ผลผลิตที่มีค ุณค่าน้อยสามารถนำอะไรมาทดแทนหรือทำแทนโดยลดการที่บุคคลต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวด้วย