บริหารโครงการนอกตำรา EP. 6

=====================



 หนึ่งในสถานการณ์ที่ผู้บริหารโครงการไม่ค่อยอยากเจอคือ "การถูกเปลี่ยนแปลงแผนงานที่วางไว้แล้วหรือการถูกขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นในเรื่องที่ตัวเองมีข้อจำกัด" เช่น
    Owner ขอเปลี่ยนแปลงขอบเขตหรือรายละเอียดงาน
    ทีมอื่นขอให้จัดสรรปันส่วนทรัพยากรไปช่วยเหลือเช่น แรงงาน เครื่องจักร วัสดุ
     ถูกขอให้ปรับเปลี่ยนแผนงานหรือวิธีการที่เราเซ็ตไว้เป็นอย่างดีแล้ว
    ผู้ใหญ่หรือฝ่ายที่มีอำนาจขอปรับลดงบประมาณในส่วนต่างๆลงเช่น ชั่วโมงทำงาน จำนวนแรงงาน

---------------------
  การถูกเปลี่ยนแปลงมักจะมาในรูปแบบของ "คำสั่งแบบเป็นทางการ" เช่น Memo , Letter , MOM หรืออาจจะเป็น "การข้อร้องแบบคนกันเอง" บางเรื่องเปลี่ยนแล้วดี เปลี่ยนแล้วไม่มีผลกระทบ ไม่ทำให้การบริหารงานยุ่งยากหรือซับซ้อนขึ้นผู้บริหารโครงการก็ยินดีที่จะเปลี่ยนหรือทำให้ หรือหากผู้บริหารโครงการมี Hidden Agenda อื่นเช่น ต้องการสร้าง Relation & Connection หรือคาดหวังรายได้จากงานเพิ่มเติม (Additional Work) ก็ยินดีที่จะเปลี่ยนหรือทำให้เช่นกัน แต่จากประสบการณ์ของผม การเปลี่ยนแปลงหรือขอความช่วยเหลือมักจะกระทบกับแผนงาน ขั้นตอนที่เตรียมไว้แล้วหรือกระทบกับทรัพยากรที่มีในมือ (อย่างจำกัด) หากยินยอมทำตามก็ต้องเสียเวลาในการปรับเปลี่ยนหลายๆเรื่อง รื้อแผนหรือต้องกลับไปเริ่มต้นใหม่เลยก็มี บางที่ต้องเรียกประชุม ต้องแจ้งคนที่เกี่ยวข้อง ไปขอร้องคนอื่นให้เขาเปลี่ยนแปลงอีกต่อหนึ่ง ซึ่งจะ Interupt เราทั้งความรู้สึกและความคิด บางทีกระทบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลหรือบรรยากาศการทำงานภายในโครงการก็มี

---------------------
  ผู้บริหารโครงการหลายคนอยากปฏิเสธหรือไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง แต่ก็ทำไม่ได้เพราะ ขี้เกรงใจบ้าง กลัวมีปัญหาภายหลังบ้าง ไม่กล้าปฏิเสธบ้าง แต่ผู้บริหารโครงการมือเก๋ามีเทคนิคในการปฏิเสธที่ทำให้ผู้ร้องขอต้องลังเลบ้าง หรือเข้าใจ จนนำไปสู่การจะไม่เปลี่ยน ไม่ปรับ ไม่ร้องขอความช่วยเหลือ (ซึ่งอาจจะไม่เต็มใจแต่พอเข้าใจและรับได้) โดยเทคนิคที่ใช้เช่น ....

#Impact : ชี้ให้เห็นถึงความเสี่ยงและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นตามมาหากปฏิบัติตามคำนั้น โดยมักจะยกกรณี Worst Case ไว้ก่อน แล้วอาศัยข้อมูลเชิงประสบการณ์จริงที่เคยผ่านมา ทำให้ผู้ขอร้องเกิดความลังเล (Dilemma) ชั่งใจและเปลี่ยนใจในที่สุด
...........

#Refer : อ้างบุคคลที่มีอำนาจสูงกว่าเช่นระดับผู้บริหารองค์กร MD CEO เพื่อเพิ่มน้ำหนักของคำปฏิเสธ แต่ผู้บริหารมือเก๋าๆไม่ได้ใช้วิธีนี้พร่ำเพรื่อ เพราะมันไปกระทบความสัมพันธ์ภายหลัง จึงเลือกใช้เฉพาะตอนที่จำเป็นจริงๆ หรือแบบถอยไม่ได้
............

#Bargain : การมีข้อแลกเปลี่ยนที่ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกหนักใจและทำให้เปลี่ยนใจเนื่องจากรู้สึก "ไม่คุ้มค่า" กับสิ่งที่จะได้จากคำขอนั้น ซึ่งก็ต้องอ่านใจ รู้จักและมีข้อมูลของอีกฝ่ายพอสมควรถึงจะเสนอข้อแลกเปลี่ยนที่ทำให้เกิดผลลัพธ์แบบนี้ได้ และข้อแลกเปลี่ยนนั้นก็ยังเป็นไปเพื่อประโยชน์ของโครงการหรือองค์กรอยู่ดี
...........

#Stick on Contract : ใช้การยืนยันตามข้อสัญญาที่ได้ตกลงไว้ วิธีนี้ต้องอาศัยความใจแข็ง (ความเขี้ยว) มากพอสมควร แต่ก็เป็นคุณสมบัติหนึ่งที่มีอยู่ในตัวผู้บริหารมือเก๋าหลายท่าน แต่ก็ต้องเตรียมใจไว้ว่าหากในอนาคตตนเองต้องไปขอความช่วยเหลือจากเขาบ้างก็จะยากขึ้นด้วยเช่นกัน

------------------
  ทั้ง 4 เทคนิค การปฏิเสธที่ใช้นี้ไม่ได้มีศาสตร์หรือหลักการตายตัว ขึ้นอยู่กับตัวบุคคล สถานการณ์ และอีกฝ่ายด้วยเช่นกัน หลายครั้งที่ปฏิเสธได้ผล แต่หลายครั้งก็ต้องไปเจรจาต่อรองกันต่อจะ Win-Win ,Win-Lost หรือ Lost-Lost ก็แล้วแต่ความเก๋าและความสามารถของผู้บริหารโครงการ แต่สุดท้ายแล้ว...วัตถุประสงค์จริงๆของการปฏิเสธก็เพื่อให้โครงการเดินหน้าได้ตามแผนแรกที่วางไว้ (แม้อาจจะเอนเอียงไปทางประโยชน์ส่วนของทีมบริหารบ้าง) แต่หากโครงการจบตามแผนงาน งบประมาณ และคุณภาพได้จริง ผลประโยชน์ก็กลับคืนสู่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องอยู่ดี