บริหารโครงการนอกตำรา EP.2

=====================



   การเลือกคนเข้าสู่ทีมในโครงการถือเป็นศาสตร์และศิลป์รวมถึงกึ๋นและความเก๋าของผู้นำก็ว่าได้
หากเราต้องการโครงการเกรด A ก็ต้องมีคนหรือทีมงานเกรด A ด้วยเช่นกัน
น้อยโครงการที่มีทีมงานคุณภาพ C หรือ D แต่สามารถบริหารโครงการให้เป็นเกรด A ได้ (ผู้นำในโครงการนั้นน่าจะต้องแบกทีมจนหลังแอ่นแน่)
ดังนั้นการคัดเลือกคนจึงเป็นอีกหนึ่งบทบาทที่สำคัญของผู้จัดการโครงการ

--------------------
   ตอนที่ผมเองเริ่มขึ้นมาเป็นระดับหัวหน้าใหม่ๆและต้องรับผิดชอบในการคัดเลือกทีมด้วยตัวเอง (ทีมในที่นี้หมายถึง Staff , ช่างฝีมือและผู้รับเหมา)
วิธีเลือกคนของผม (ในช่วงนั้น) คือ "เอาคนนำงาน"
เลือกคนที่เคมีตรงกัน ทำงานสไตล์คล้ายกัน เข้ามาก่อนแล้วดูเขาถนัดอะไรเพื่อจะได้มอบหมายให้ตรงกับที่เขาถนัด
ข้อดีคือได้คนที่ทำงานเข้ากันได้ดี งานที่ให้ก็มีความคืบหน้า บอกซ้ายหัน-ขวาหัน แถมมีความรับผิดชอบสูง (ตามสไตล์ตัวเอง)
แต่สิ่งที่ผมมองข้ามไปและกลายเป็นปัญหาภายหลังคือ มีหลายหน้าที่ที่ผมต้องเข้าไป Take role เองเพราะไม่ได้คุยกับคนที่ดึงเขามาไว้ตั้งแต่ทีแรก ครั้นพอมอบหมายเพิ่มเติมภายหลังก็กลายเป็น Overload และกระทบกับงานหลักของเขา
หรือถ้าหาคนมาอุดช่องว่างของงานก็กลายเป็น Budget ส่วนเกินจากที่วางไว้ต้องไปตัดลดงบส่วนอื่นหรอลด Net Profit ที่คาดว่าจะได้ลง
นี่คือข้อควรระวังที่สำคัญของการเลือกคนเขามาก่อนแล้วค่อยหางานที่เหมาะกับเขา

-------------------
   พอเริ่มมีประสบการณ์มากขึ้นจึงเปลี่ยนมาเป็นแบบ "เอางานนำคน"
คือต้องวาง Project Organization Chart ให้แล้วเสร็จก่อนเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกคน
โดยแนวทางในการวาง Project Organization Chart จะมองหลายๆด้านเช่น

 • Breakdown งานออกมาแล้วจะต้องมีตำแหน่งใดบ้าง จำนวนกี่คน และ Budget แต่ละตำแหน่ง(ทีม) โดยจะ cover หน้าที่ทั้งหมดเพื่อไม่ให้มี Gap ที่จะต้องเข้าไป Take role เองภายหลัง
 • กำหนดคุณสมบัติที่เหมาะสมในแต่ละตำแหน่ง เช่น
   - ต้องมีความรู้ ทักษะอะไรบ้าง
   - ประสบการณ์ด้านไหน กี่ปี
   - ควรมี Mindset แบบใด

หลังจากกำหนด Project Org. Chart เสร็จแล้วจึงค่อยเริ่มหาคน โดยจะมองหาจากคนในหรือคนที่คุ้นเคยก่อนเพื่อประเมินคุณสมบัติว่าตรงกับที่วางไว้หรือไม่
หากไม่ตรงหรือหาได้ไม่ครบจึงค่อยลองสอบถามจากคนรู้จักอีกทีว่ามีแนะนำหรือไม่ ถ้าไม่มีหรือไม่ได้จริงๆถึงจะค่อยมองไปที่ตลาดแรงงาน(ตามสื่อต่างๆ)
ข้อดีของการคัดเลือกคนโดยเอา"งานนำคน" คือ เราจะได้คนที่ใกล้เคียงกับขอบเขตงานมากและ Cover scope งานของ Project ได้ครบจริงๆ เพื่อเราจะได้ถอยออกมา Monitor ที่ภาพรวมแทน
แต่ก็มีข้อเสียหรือความเสี่ยงคือ หากเป็นคนใหม่ๆ ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ ปรับตัว ซึ่งบางคนก็ไปต่อได้ยาว แต่บางคนก็ไม่ไปต่อ ทำให้ต้องเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกคนอีกรอบ

---------------------

จากทั้งการคัดเลือกแบบ "คนนำงาน" และแบบ "งานนำคน" ต่างก็มีทั้งข้อดีแล้วข้อเสียต่างกัน

ผู้นำบางคนที่ขยันและความรับผิดชอบสูงก็อาจจะเลือกคนรู้ใจเข้ามาก่อน และหากมี Gap ของหน้าที่ก็ค่อยลงไป Take Role เอง (เพิ่ม Workload หน่อย แต่บริหารแบบสบายใจ) แต่ต้องบริหารเวลาเพื่อปั้นคนขึ้นมา แล้วทะยอยผ่องถ่ายงานที่ถืออยู่ออกไปเรื่อยๆ

ผู้นำบางคนเน้นมองภาพรวมเป็นหลัก ไม่ชอบลงรายละเอียดหรือลงไปลุยเอง ก็อาจจะวางงานแล้วหาคนมา plug in เข้าไปให้ครบ จากนั้นก็ถอยตัวเองออกมา Manage & Monitor สลับกับสอนงานและโค้ช

ถ้ายังมีหน้าที่ไหนที่ไม่มีคนรับผิดชอบก็หาคนมาเติมเข้าไปอีก หรือถ้างานไม่คืบหน้าก็อาจจะมีการปรับเปลี่ยนใหม่ไปเลยก็มี

แต่สิ่งหนึ่งที่ได้เรียนรู้จากผู้นำเก่งๆหลายคน สิ่งหนึ่งคือเขาจะเน้นสร้างและรักษาคนเก่งๆไว้ แต่หากต้องเสียคนเก่งไปจริงๆก็พร้อมที่จะสร้างคนใหม่ๆขึ้นมาทดแทนได้ (จนดูเหมือนจะเป็นเครื่องจักรผลิตคนเก่งเลยก็ว่าได้)