บริหารโครงการนอกตำรา EP.5

=====================


     "Put the right man to the right job"

คือประโยคที่เราได้ยินบ่อยๆหากพูดถึง Man Management
  แต่แก่นสำคัญของประโยคนี้ในมุมมองผมสำหรับงานบริหารโครงการคือ
      Man แต่ละคนที่มีอยู่เก่ง ถนัด หรือมีกรอบความคิด ทัศนคติอย่างไร คุณสมบัติเด่นเรื่องใด
      Job ที่ Breakdown ออกมาแล้ว มีความสำคัญอย่างไร ผลกระทบกับโครงการอย่างไร มี Criteria อะไรบ้าง มีโอกาสเกิดปัญหาอะไรขึ้นได้บ้าง
      แล้วจึงค่อย Matching กันระหว่าง Job กับ Man

  โดยทั่วไป Job ของงานโครงการมักจะมีความเป็น VUCA สูงมาก (ไม่นิ่ง ไม่แน่นอน ซับซ้อน ไม่เคลียร์ ไม่ชัดเจน ข้อจำกัดเยอะแยะ) ประกอบกับโครงการเป็นแหล่งรวมคนที่หลากหลายความคิด เป้าหมาย ทัศนคติ ทำให้มีปัญหาเกิดขึ้นได้อยู่ตลอดเวลาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นวันนี้ไม่เหมือนเมื่อวานและไม่เหมือนเดือนที่แล้ว แม้จะเป็นงานเดียวกัน คนคนเดียวกันทำต่อเนื่องกันมาความไม่พร้อม อุบัติเหตุ งานผิดพลาด งานเร่ง งานละเอียด คุมคนเยอะๆ คนเรื่องมาก งานผักชี ดูแลผู้ใหญ่ งานใหม่ๆงานยากๆ เปลี่ยนแปลงแบบ ลักษณะของ Job แบบนี้ ผู้บริหารโครงการมือเก๋าๆจะมีทีมงานที่เข้าใจ มองงานออก มีประสบการณ์ รับแรงกดดันและจัดการได้ดี และที่สำคัญคืออย่างต้องเป็นคนที่ความไว้วางใจได้มากน้อยแตกต่างกันไปอยู่ในมือ แต่ก็ใช่ว่าจะเลือกคนได้ถูกต้องเสมอไป ถ้าใครที่ดูแล้วไปไม่รอดแน่ ถ้าให้รับผิดชอบต่อไป ไม่ขาดทุนก็งานช้าหรือแก้แล้วแก้อีกแน่ ก็จะตัดสินใจเปลี่ยนม้ากลางศึกทันที

---------------
  ผมเคยเจอหลายๆเคสที่เป็นลักษณะนี้ เช่น ผู้ควบคุมงานคนหนึ่งแก้ปัญหาเก่งมาก งานติดขัดตรงไหนเขาจัดการได้หมด แต่มีข้อเสียคือพูดไม่เก่ง นำเสนอไม่เป็นทั้งๆที่รู้หมดว่าต้องทำอะไรบ้าง เวลาให้รายงานความคืบหน้าในห้องประชุมทีไร ไปไม่รอดทุกที ต่อให้ฝึกแค่ไหน สอนอย่างไรก็ไม่ดีขึ้นจริงๆ ผู้บริหารโครงการท่านนี้ดูแล้วว่าถ้าพยายามผลักดันให้ไปทำอะไรที่ไม่ใช่ตัวตนเขา พาจะขาดความมั่นใจไปทุกเรื่อง เลยให้จัดการเฉพาะหน้างานอย่างเดียว แล้วคอยอัพเดตความคืบหน้า ปัญหา อุปสรรคตาม Template ที่ออกแบบไว้ให้ ส่วนหน้าที่พรีเซนต์ก็ให้คนที่พูดได้ พูดเป็นรับผิดชอบแทน

-----------------
  คำว่า"วงการนี้มันแคบ" เป็นเรื่องจริงบางคนทำงานร่วมกันโปรเจคนี้ผ่านไปอีกสิบปีค่อยกลับมาทำโปรเจคใหม่ร่วมกันอีกก็มี ผู้บริหารโครงการเก๋าๆจะผ่านคนค่อนข้างเยอะ ช่างสังเกตคน คุยกับคนและจดจำคน จำได้ว่าใครทำงานเป็นอย่างไร ผลงานไหนเข้าตา (ทั้งปังและพังพินาศ) และหากมีโอกาสก็จะพยายามเก็บรักษาคนเก่งๆไว้กับตัว หางานป้อนให้ทำเสมอ

-----------------
ผมมีสมการในการตัดสินใจที่จะ Put the right man to the right job คือ

--------------------------------
ความไว้วางใจ = ความเก่ง × ความรับผิดชอบ
--------------------------------

"เก่ง" ในทีนี้คือ เข้าใจงาน วางแผนได้ แก้ปัญหาเก่ง คุมคนอยู่
"รับผิดชอบ" คือ ติดตามงาน กัด (เป้าหมาย) ไม่ปล่อย รายงานความคืบหน้าเป็นระยะ ปัญหาเล็กจัดการเองปัญหาใหญ่รีบแจ้ง และเสนอทางออกงานที่มอบหมาย และสิ่งที่ผู้บริหารโครงการมือเก๋าๆทำตามหลัก Put the right man to the right job ตามคือ

  #พวกเก่งมากรับผิดชอบสูง
ให้ Job สำคัญๆที่ไม่มีเวลาไปทำเอง แล้วให้อิสระกับกลุ่มนี้เพื่อเอาเวลาไปโฟกัสเรื่องอื่น แต่คอย Stand by ให้คำปรึกษา แนะนำ ไกด์ โค้ช

  #เก่งมากรับผิดชอบน้อย
ให้ Job ที่ทำยาก ต้องอาศัยประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ มีความเสี่ยงสูง หรืองานประเภทสร้างภาพลักษณ์ให้โครงการ พวกนี้วางแผน Resources ได้เอง จึงแค่คอยจัดหาให้ตามที่ขอมาแล้วคอยระวังเรื่องการอู้งาน แทงกั๊กเรื่องเวลาก็พอ

  #เก่งน้อยรับผิดชอบสูง
ต้องเป็น Job ที่ไม่ซับซ้อนหรือวางแผน เคลียร์รายละเอียด เตรียมงาน เตรียม Resources ไว้หมดแล้ว ให้พวกนี้คอยเฝ้า คอย Run งานตามที่วางไว้และคอยเช็คความถูกต้องว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ อาจจะต้อง Stand by เวลาเพื่อลงไปแก้ปัญหาให้ในบางครั้ง หรือแนะวิธีการให้แก้กันเอง

  #เก่งน้อยรับผิดชอบน้อย
ถ้าต้องเก็บคนกลุ่มนี้ไว้ในทีม ส่วนมากก็จะทำแต่งานพวกปัดกวาดเช็ดถู จัดระเบียบ เตรียมเอกสาร ตรวจสอบความเรียบร้อยโครงการ หรืองานที่ใช้แรงมากกว่าความคิด แถมยังต้องเสียเวลา เสียสมาธิไปคอยเช็คพฤติกรรมอีก คนกลุ่มนี้จะสร้างปัญหาให้กับโครงการมากที่สุด ดังนั้นผู้บริหารมือเก๋าๆมักจะไม่ค่อยเก็บคนกลุ่มนี้ไว้ในทีมและหาทางโอนย้ายออกแบบเนียนๆ

----------------

  แต่ทั้งหมดที่กล่าวมาไม่ใช่สูตรคณิตศาสตร์จึงไม่มีอะไรถูกต้องแน่นอนร้อยเปอร์เซนต์ "คน" เป็นทรัพยากรที่คาดเดาได้ยากที่สุด ไม่นิ่งมากที่สุดและไม่ได้เป็นแบบ 1+1=2 ศาสตร์ของการมองคนและการใช้คนจึงต้องเรียนรู้และพัฒนาอยู่ตลอดเวลา คนเก่งที่มีอยู่ในมือวันนึงอาจจะหมดความท้าทาย วันนึงอาจจะเปลี่ยนเส้นทาง วันนึงอาจจะถูกเกมการเมืองดึงตัวออกไปจากมือ ผู้บริหารโครงการมือเก๋าๆจึงมักจะไม่ยึดติดที่ตัวบุคคลมากเกินไป รั้งได้เท่าที่รั้ง ถ้าต้องปล่อยก็ปั้นคนใหม่คือมาแทนเพราะมันเป็นวัฏจักรของงานโครงการ