บริหารโครงการนอกตำรา EP.8

=====================



  ตอนที่ยังเป็นผู้บริหารโครงการผมมักจะวางแผนงานโดยเอาเป้าหมายมาเป็นกรอบแล้วประเมินจากทรัพยากรที่มีอยู่ กำหนดออกมาเป็น Task และใส่เวลากับทรัพยากรที่ต้องใช้ในแต่ละ Task แต่ตัวแปรหนึ่งที่สำคัญที่มักทำให้งานไม่เป็นไปตามแผนคือ เหตุการณ์ "อนาคต" ที่ยังไม่เกิดขึ้น ตอนเริ่มทำงานใหม่ๆ ประสบการณ์ยังน้อยมาก ผมวางแผนโดยไม่เคยคิดเผื่ออนาคตที่อาจจะเกิดขึ้น (บางครั้งก็ไม่รู้ว่าจะมีเหตุการณ์แบบนี้อยู่ด้วย) พอเจออุปสรรคก็ต้องคอยแก้ปัญหาและปรับแผนอยู่ตลอด ผู้บริหารโครงการมือเก๋าจะมีความสามารถอย่างหนึ่งคือ คาดการณ์และทำนายอนาคตได้ค่อนข้างจะแม่นยำ (หลายๆเรื่อง) เช่น

    "ช่วงนี้มีโครงการขึ้นพร้อมกันเยอะมาก น่าจะมีการแย่ง Resources กันดุเดือดแน่"
    "อย่าเร่งสั่งของทีเดียวหมด เพราะเจ้าของงานน่าจะเปลี่ยนแปลงแบบอีกหลายจุดแน่"
    "ดูแนวโน้มน่าต้องมีโปรเจคเพิ่มเข้ามาแน่นอน รักษาทีมที่มีอยู่ไว้กับไปหาทีมผู้รับเหมามาเพิ่มเตรียมไว้อีกสามทีมรอเลย"

แต่ทั้งหมดคือการคาดเดาซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจริงหรืออาจะไม่เกิดก็ได้ เพียงแต่ถ้าหากมันเกิดขึ้น อย่างน้อยก็ได้เตรียมการรับมือไว้บ้างแล้ว

--------
การจะพยากรณ์สิ่งที่เป็นอนาคตได้ต้องเข้าใจธรรมชาติของอนาคตก่อนแช้วจะได้รู้ว่าต้องเตรียมรับมืออย่างไร เช่น
 - อนาคต...คือสิ่งที่อาจจะเกิดและอาจจะไม่เกิดก็ได้

-------
สัญชาติญาณ (Intuition) ที่สั่งสมจากประสบการณ์จะช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นในการตัดสินใจว่าจะทำหรือไม่ทำอะไร
 - อนาคต...ไม่แน่นอนมีโอกาสเป็นได้หลายแบบ

-------
การคิดหลายๆ Scenario จะช่วยให้เตรียมพร้อมรับมือได้มากขึ้น เช่น การเพิ่ม Manpower... หากหาทีมงานเพิ่มไม่ได้จะทำอย่างไร... หรือหากได้มาแค่ครึ่งเดียวจะทำอย่างไร และค่อยตัดสินใจว่าจะใช้ Scenario ใดในการรับมือ
 - อนาคต...มีทั้งคาดเดาได้และไม่ได้

-------
จึงต้องมีข้อมูลในอดีตมากพอสมควรเพื่อเอามาวิเคราะห์ Clarify สถานการณ์และประเมินความน่าจะเป็นที่จะช่วยให้ตัดสินใจหรือฟันธงได้
 - อนาคต...เป็นได้ทั้งวิกฤตและโอกาส

-------
  การเตรียมพร้อมเผชิญเป็นสิ่งสำคัญและอาจจะต้องใช้การคิดนอกกรอบพอสมควรเพื่อเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาสของเราให้ได้ ไม่ว่า Definition ของอนาคตจะคืออะไร แต่บทบาทของผู้บริหารโครงการคือต้องคาดการณ์อนาคตไม่ใช่กังวลอนาคตจนไม่กล้าตัดสินใจและปล่อยให้อุปสรรคที่เกิดขึ้นส่งผลกระทบต่อการบริหารโครงการ

  อนาคตตามหลักบริหารมันก็คือ"ความเสี่ยง (Risk)" นั่นเอง การฝึกฝนคาดเดาความเสี่ยง ความน่าจะเป็นอยู่เรื่อยๆ ก็จะช่วยเพิ่มความมั่นใจ เพิ่มประสบการณ์ให้มากจนถึงระดับที่กลายเป็นสัญชาติญาณ (Intuition) ในการหยั่งรู้อนาคตของการบริหารโครงการได้พอสมควร