บริหารโครงการนอกตำรา EP:10

บริหารโครงการนอกตำรา EP:10
======================


งานโครงการถือเป็นแหล่งรวมคนที่มีความหลากหลาย ทีมงานที่อยู่ในโครงการก็มีความหลากหลาย แต่สิ่งที่มีเหมือนกันคือทำงานภายใต้ข้อจำกัด
#ข้อจำกัดด้านเวลา
ไม่มีใครทำงานแบบไปเรื่อยๆได้ ทุกความล่าช้ามักจะกระทบคนอื่นและกระทบกับเป้าหมายๅโครงการ

#ข้อจำกัดด้านทรัพยากร
แม้ทรัพยากรอาจจะไม่ได้มีจำกัด แต่ก็ไม่ได้มีให้ใช้แบบไม่ต้องคิด แต่ละทีมจึงต้องมีแผนงานทีชัดเจนเพื่อมาจัดสรรปันส่วนกัน

#ข้อจำกัดด้านงบประมาณ
ผู้บริหารโครงการต้องบริหารcashflow ให้หมุนเวียนได้จนจบโครงการ การทุ่มเม็ดเงินไปที่เรื่องใดเรื่องหนึ่งอาจส่งผลกระทบก็ส่วนอื่น

จากข้อจำกัดดังกล่าวโดยธรรมชาติของมนุษย์คือการเอาตัวรอด ซึ่งวิธีการเอาตัวรอดนั้นก็มักจะกระทบกับเพื่อนร่วมโครงการอยู่เสมอ เช่น
  • ถ้าต้องรอให้อีกฝ่ายหนึ่งเสร็จก่อน ผมจะทำงานยากขึ้น ทำไมไม่ให้ทำพร้อมกัน 
  • ผมจองพื้นที่ตรงนี้ไว้ก่อนแล้ว ผมต้องได้ทำงานก่อน
  • งานผมเร่ง ผมขอวัสดุล๊อตนี้ก่อนละกัน
  • ถ้าเขาทำแบบนี้ งานผมก็เสียหาย ถ้าส่งงานไม่ผ่านใครจะรับผิดชอบ
  • ผมส่งงานก่อนแต่ทำไมทีมนั้นถึงเบิกเงินได้ก่อน
นี่คือตัวอย่างของความขัดแย้งที่เกิดขึ้นเป็นประจำในโครงการ

-----------
แต่ในฐานะผู้บริหารโครงการมือเก๋าชอบที่จะได้เห็นสถานการณ์แบบนี้เพราะมันสะท้อนว่าทีมงานมีความมุ่งมั่นและจริงจังกับการทำงานของตัวเองให้สำเร็จ ซึ่งแน่นอนว่ามีการกระทบกระทั่งกันระหว่างคนที่ทำงานอยู่แล้ว เพียงแต่หากไม่ควบคุมให้ดี ความขัดแย้งอาจลุกลามจนส่งผลเสียต่อโครงการอย่างรุนแรงได้เช่น หยุดงาน ทิ้งงาน ทำลายทรัพย์สินโครงการ การบริหารความขัดแย้งจึงเป็นเหมือนการเป็นกรรมการห้ามมวยที่ต้องควบคุมให้แต่ละฝ่ายทำงานภายใต้กรอบกติกาเดียวกันและมองเป้าหมายที่ใหญ่กว่าของตนเองซึ่งก็คือ"ความสำเร็จของโครงการ"

---------
เทคนิคการจัดการความขัดแย้งของทีมงานในโครงการที่ผมได้เรียนรู้จากทั้งตัวเองและผู้บริหารโครงการเก๋าๆ มีดังนี้ครับ
1.เป็นกลางไม่เข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมากเกินไปจนอีกฝ่ายรู้สึกเป็นส่วนเกินของโครงการ
2.วางแผนให้รอบคอบมองให้รอบด้าน ถ้าต้องมีใครเสียผลประโยชน์หรือได้รับผลกระทบควรพูดคุยให้เกิดการยอมรับก่อนตัดสินใจ
3.ทำให้ทุกคนในทีมโครงการรู้สึกว่าตนเองเป็นคนสำคัญเหมือนกันหมดและโครงการก็ต้องการทุกคน
4.มีความเด็ดขาด หากมีฝ่ายผิดก็ว่าไปตามผิดหลีกเลี่ยงการอลุ้มอล่วยให้มากที่สุด เพื่อคงความศักดิ์สิทธิของกฏ กติกาการทำงานร่วมกัน
5.สร้างบรรยากาศความสนุกสนานในการทำงานอยู่เสมอ สังสรรค์บ้าง ผ่อนคลายบ้าง มีกิจกรรมร่วมกันบ้างตามความเหมาะสม
6.ความไว้วางใจในตัวผู้นำจากทีมงานคือสิ่งสำคัญที่สุด ยืนยันหนักแน่นต่อทุกคนเหมือนกัน หลีกเลี่ยงการ"หลอกใช้"เพื่อให้คนบางคนหรือบางกลุ่มได้ผลประโยชน์
7.ความสำเร็จเป็นของทีม แต่ความล้มเหลวต้องเป็นของผู้นำ หลีกเลี่ยงการกล่าวโทษใครก็ตามแม้จะมีส่วนในความล้มเหลวนั้น
8.ปล่อยให้มีความขัดแย้งเกิดขึ้นได้บ้าง เพื่อให้มีบรรยากาศของความมุ่งมั่นจริงจัง เพราะหากพยายามให้เกิดแต่ความประนีประนอม ถ้อยทีถ้อยอาศัย ก็จะกลายเป็นความสบาย ทำไปแบบเรื่อยๆ ได้
9.หากจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรเพิ่มจากที่วางแผนไว้ก็ควรทำทันทีแม้จะมีผลกระทบด้านการเงินบ้างเพื่อทลายข้อจำกัดของผู้ปฏิบัติงานและลดบรรยากาศความตึงเครียด
10.พร้อมแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานของทุกคนโดยใช้ความสามารถอย่างเต็มที่ ให้ทุกคนรู้สึกว่าเป็นผู้นำที่พึ่งได้

-----------
ความขัดแย้งมักเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาเพราะแต่ละคนแต่ละทีมมีประสบการณ์มีมมุมองที่ต่างกันส่งผลถึงวิธีการทำงานและการตัดสินใจ ผู้บริหารโครงการที่เข้าใจธรรมชาติของความขัดแย้งมักจะรับมือกับความขัดแย้งได้ดี และยังทำให้คนในทีมรู้สึกและยอมรับได้ว่า "ความขัดแย้งคือส่วนหนึ่งของการทำงาน"