บริหารโครงการนอกตำรา EP:11

บริหารโครงการนอกตำรา EP:11
=====================


"มนุษย์ใช้การเจราจาต่อรองแทบทุกวัน"

และยิ่งถ้าเป็นงานโครงการยิ่งใช้แทบทั้งวัน กับลูกน้องบ้าง แผนกอื่นบ้าง บุคคลภายนอกบ้าง Suppliers Subcontractor Owner เต็มไปหมด เนื่องจากทรัพยากรในโครงการมีอย่างจำกัดพอดีเช่น กำลังคน อุปกรณ์ เครื่องมือ วัสดุ งบประมาณ รวมถึงทรัพยากรที่สำคัญที่สุดคือ เวลา รวมถึงความต้องการของ Owner User Customer ก็อาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอด ทุกฝ่ายที่ทำงานภายในโครงการจึงอยากให้งานใน scope ของตนเองจบโดยเร็วที่สุด ใช้ต้นทุนน้อยที่สุด และรักษาคุณภาพของงานให้ดีที่สุด...เท่าที่จะบริหารจัดการได้ แต่ข้อจำกัดต่างๆที่แต่ละฝ่ายมีมักจะเกี่ยวข้องและส่งผลต่องานของฝ่ายอื่นๆ เช่น
    • ฝ่ายจัดซื้อต้องเทียบราคาของ Suppliers 3 เจ้าตามนโยบาย จึงส่งผลถึงระยะเวลาของการได้ของมาใช้งาน
    • หน้างานยังไม่เรียบร้อยจึงไม่พร้อมส่งมอบให้อีกทีมเข้ามารับงานต่อตาทแผนที่วางไว้
    • ลูกน้องและผู้รับเหมามีงานเต็มมือจึงไม่สามารถแบ่งคนไปช่วยเหลืองานส่วนอื่นที่ร้องขอมาได้
    • ผู้บริหารองค์กรสั่งให้ควบคุมต้นทุนจึงไม่สามารถเบิกเงินได้ง่ายเหมือนเกิม
    • พื้นที่มีค่อนข้างจำกัดทำให้ไม่สามารถจัดวางอุปกรณ์ได้ ทำให้ต้องขนย้ายเป็นระยะทางไกลและเสียเวลามาก
สถานการณ์แบบนี้มีทั้งผู้ได้และเสียประโยชน์ ซึ่งน้อยคนที่จะยอมเสียประโยชน์หรือยินดีเสียสละเพื่อให้ตัวเองทำงานลำบากขึ้น จึงเป็นเหตุผลให้เกิดการเจรจาต่อรองกันอยู่เสมอในโครงการ แต่งานโครงการมีน้อยครั้งมากที่จะเจรจาแล้วทุกฝ่าย WIN หมดทุกครั้ง โดยธรรมชาติก็มักจะมีคนที่ต้อง LOST คือทำงานยากขึ้น ต้องปรับวิธีการใหม่ ส่วนจะ LOST มากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความสามารถในการเจรจาต่อรอง

----------
จากประสบการณ์ที่เคยผ่านสถานการณ์การเจรจาต่อรองมา เจอทั้งแบบ WIN-WIN , WIN-LOST , LOST-LOST และเห็นผู้บริหารโครงการมือเก๋าที่เป็นสุดยอดนักเจรจา ผมถอดวิธีคิดของสุดยอดนักเจรจาต่อรองออกมาได้ 8 ข้อดังนี้
   1.คิดถึงผลลัพธ์ที่เราและอีกฝ่ายคาดหวัง(อยากได้มากที่สุด)คืออะไร
   2.ให้ความสำคัญกับในข้อจำกัดของเราและอีกฝ่ายว่ามีอะไรบ้าง
   3.ประเมินทางออกที่ดีที่สุดและจุดตัดใจของอีกฝ่ายอยู่ตรงไหน อำนาจการตัดสินใจมีแค่ไหน
   4.ค้นหากรอบของการเจรจาตามความต้องการและข้อจำกัดของแต่ละฝ่ายเช่น ระยะเวลา ทำงาน1วัน (เรา)-5วัน (เขา) , ไม่อนุมัติงบเลย (เขา) - 100,000 บาท (เรา) , ส่งของวีคหน้า (เขา)-ส่งพรุ่งนี้ (เรา)
   5.คิดถึงทางออกอื่นๆเพิ่มเติมอยู่เสมอเพื่อไม่ให้การต่อรองกรณีเจอทางตัน เช่น ส่งให้ก่อน 30% ภายในสามวัน , อนุมัติงบให้ 50,000 บาทโดยที่ต้องส่งงานก่อน 50%
   6.พยายามรักษาบรรยากาศของการพูดคุยโดยมองที่ภาพความสำเร็จของโครงการร่วมกัน
   7.หาโอกาสในการทำให้อีกฝ่ายรู้สึกตัวเองมีคุณค่าเป็นคนสำคัญ เช่น ชื่นชมที่เขายึดมั่นเรื่องคุณภาพ , เข้าใจที่เขาต้องรักษาสมดุลของงบประมาณเพื่อให้โครงการอยู่รอด
   8.อ่อนน้อมแต่ไม่อ่อนแอ ยึดมั่นในจุดยืนและหลักการ (Assertive) หากอีกฝ่ายไม่ยอมรับหรือยอมปรับเงื่อนไขและทำให้เราเสียเปรียบมากเกินไปก็ต้อง"หยุดการเจรจา" เพื่อกลับมาประเมินสถานการณ์ใหม่และกลับเข้าสู่การเจรจาอีกครั้งภายหลัง

----------
ตำราสุดยอดเทคนิคการเจรจาต่อรองที่เขียนไว้ดีอยู่แล้วและใช้ได้จริง แต่สำคัญสุดคือการอยู่กับสถานการณ์จริงแล้วเรียนรู้ทำความเข้าใจกับตัวเอง กระบวนการคิดและตระหนักรู้ถึงเหตุผลขการตัดสินใจทุกครั้ง..จะช่วยให้เราเป็นนักเจรจาต่อรองที่อีกฝ่ายยอมรับและ respect เรามากขึ้นไม่ว่าเราจะอยู่ใน Level ใดก็ตา