บริหารโครงการนอกตำรา EP:12

บริหารโครงการนอกตำรา EP:12
======================


งานผิดพลาด ผิดแผน ไม่เป็นตามที่วางไว้ ทำแล้วไม่ได้ผลอย่างที่คิด เจอวิกฤติ ขาดทุน ตัดสินใจผิด ลูกค้าไม่ยอมรับ ... ล้วนเป็นสิ่งที่ไม่มีผู้บริหารโครงการท่านไหนอยากเจอ

แบบนี้จะจัดการตัวเองให้รับมืออย่างไร

ผมเคยผ่านสถานการณ์แย่ๆที่เกิดขึ้นกับโครงการที่รับผิดชอบมีทั้งหนักและเบา ช่วงแรกๆที้ภูมิต้านทานยังไม่มากพอ ก็ถอดใจบ้าง แกล้งหนีหายบ้าง ทำงานแบบไร้สมองไร้วิญญาณบ้าง ไม่สามารถพาตัวเองกลับเข้า track ได้เลย เหตุการณ์ที่เคยเจอเช่น
  • ถอดวัสดุผิดพลาดและเป็นของสำคัญที่ต้องใช้เวลาผลิตนาน ผลคืองานนั้นต้องหยุดชะงักไปสองสัปดาห์เพราะต้องผลิตใหม่
  • คำนวนต้นทุนผิดทำให้ไม่มี Budget สำหรับบางงาน สุดท้ายต้องทำขออนุมัติเพิ่ม โดนต่อว่าและลดความน่าเชื่อถือลงไปเยอะ
  • สั่งงานให้ไปทำผิดจุด มารู้ตอนส่งงาน ทำให้ส่งไม่ได้ต้องรื้อออกและไปเริ่มทำใหม่
  • รับมือกับปัญหารุมเร้าช่วงปิดโครงการไม่อยู่ เครียด ส่งข้อความลาหยุดสามวันแล้วปิดโทรศัพท์หายเลย กลับมาทำงานโดนนายฝรั่งเรียกไปสวดชุดใหญ่
  • อาสาทำงานโครงการใหญ่เกินความสามารถและประสบการณ์ที่มี เวลาก็จำกัด มีไม่พอให้เรียนรู้ สุดท้ายโดนนายญี่ปุ่นดึงกลับไปให้คนอื่นดูแลแทน
  • มีเคสอุบัติเหตุเกิดขึ้นในโครงการติดๆกัน บางเคสมีผลต่อทรัพย์สินบ้านข้างเคียง บางเคสรุนแรงต่อตัวบุคคล มีครั้งหนึ่งต้องรับโทรศัพท์เจ้านายตอนตีสองว่ามีอุบัติเหตุรุนแรงที่ไซต์งาน รีบตื่นและขับรถไปไซต์ทันที .... ทุกวันนี้ยังฝังใจเวลาโทรศัพท์ดังยามวิกาล
นี่เป็นตัวอย่างเหตุการณ์บางส่วนจากประสบการณ์บริหารโครงการสิบกว่าปี ซึ่งเชื่อว่าผู้บริหารโครงการมือเก๋าๆผ่านเรื่องราวแบบนี้หรืออาจจะหนักกว่านี้มาเช่นกัน

---------
ถามว่าได้เรียนรู้อะไรจากสถานการณ์เหล่านี้บ้าง นอกจากประสบการณ์ ความรู้ แล้ว สิ่งสำคัญคือความอึด ความอดทน ความไม่ยอมแพ้ และรู้ว่าตัวเองมีความรับผิดชอบกับงานขนาดไหน ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของทักษะความยืดหยุ่นทางจิตใจ หรือ Resilience Skill นั่นเอง Resilience Skill เป็นทักษะหรือคุณสมบัติจำเป็นสำหรับการทำงานหรือบริหารโครงการในโลก VUCA ในปัจจุบันที่ไม่แน่นอน คลุมเครือ คาดเดาได้ยาก ทำให้เกิดข้อผิดพลาด ความล้มเหลวได้ง่ายกว่าในอดีต
หากปล่อยตัวเองให้จมไปกับความล้มเหลวจะส่งผลกระทบต่อโครงการอาจถึงขั้นหยุดชะงักหากมีคนที่รอการตัดสินใจ การสั่งการ หรือความเป็นผู้นำจากเราอยู่ ตรงกันข้ามการปรับตัวและลุกขึ้นสู้ใหม่อีกครั้งจะช่วยทำให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้และอาจจะแกร่งขึ้นกว้าเดิมเพราะผู้บริหารมีประสบการณ์มากขึ้นเรียนรู้จากข้อผิดพลาดได้ดีขึ้น

----------
หากถอดองค์ประกอบของผู้บริหารโครงการที่มี z^Resilience Skill ได้ดังนี้
1.Agility
มีความยืดหยุ่น คล่องตัว ปรับตัวได้เร็ว ไม่รอให้สถานการณ์ดิ่งลึกลงไปมากจนแก้ไขอะไรไม่ทัน เช่น ถ้ารู้ว่าสั่งงานผิดพลาดต้องรีบแก้ไขทันที หรือรับงานเกินความสามารถก็ต้องรีบคุยขอตัวช่วยหรือปรับ scale งานให้เหมาะสมก่อนจะไม่ไหว

2.Empathy Communication เข้าอกเข้าใจผู้อื่น ยอมรับความเป็นส่วนตัวและมุ่งเน้นการสื่อสารที่สร้างความสัมพันธ์ที่ดีมากกว่าการเอาชนะ ตำหนิ กล่าวโทษ กล่าวอ้าง ซึ่งจะพาให้บรรยากาศความเป็นทีมแย่ลงไปอีก เช่น ชื่นชมลูกน้องหากงานสำเร็จ และให้กำลังใจและเรียนรู้ไปพร้อมกันหากงานผิดพลาด ส่วนเรื่องวินัยก็ต้องว่าไปตามกฏแต่ต้องหลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์

3.Positive Thinking มองสถานการณ์อย่างเข้าใจ คาดหวังให้เกิดสิ่งดีขึ้นในอนาคต เพื่อให้ตัวเองและทีมงานเอาชนะอารมณ์ความรู้สึกเชิงลบจากสิ่งที่เจอ ยังไงโครงการก็ต้องไปต่อแม้จะมีหรือไม่มีตัวเรา กลับมามองหาโอกาสการเปลี่ยนแปลงสิ่งใหม่ๆให้กับโครงการและทีมงาน

4.Value & Strength รู้จักตัวตนคุณค่าที่แท้จริงของตัวเอง รู้ว่าจักจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง จุดอ่อนพยายามไม่ให้มีสถานการณ์มากระตุ้น จุดแข็งหาโอกาสนำออกมาใช้ ช่วยเพิ่มระดับความเชื่อมั่นในตัวเอง (Self Esteem) หากเราคุม Budget ได้ดีก็ใช้จุดนี้เป็นกรอบ ส่วนวิธีการทำงานให้เร็วก็อาจจะหาคนที่ถนัดมาช่วยวางแผน

ผู้บริหารโครงการที่หลีกเลี่ยงปัญหาไม่ทำอะไรเลยอาจจะไม่เจอความล้มเหลว แต่งานโครงการต้องมีจุดสิ้นสุด ต้องปิดโครงการ ต้องส่งมอบ หากเราไม่ยอมแพ้แล้วถอนตัวออกจากโครงการ ไปก่อน ก็ต้องพาตัวเองก้าวข้ามความล้มเหลวไปให้ได้ครับ