บริหารโครงการนอกตำรา EP:13

บริหารโครงการนอกตำรา EP:13
======================


"Resources Shortage" คือเหตุผลที่ได้ยินบ่อยๆจากทีมงานเมื่อโครงการเกิดความล่าช้า (Porject Delay)
ส่งผลให้งานเข้า HR อยู่เรื่อยๆ ต้องวุ่นสรรหาแรงงานบ้าง staff บ้าง มาให้ตาม request แต่ส่วนใหญ่จะหาไม่ทันหรือได้ไม่ครบตามที่แจ้งขอไป สุดท้ายโครงการก็ยังเดินหน้าไปจนจบได้อยู่ดี ตอนเป็นมือใหม่ในการบริหารโครงการ ผมรู้สึกว่าอยากมี manpower เพิ่มเติมอยู่เรื่อยๆ เพราะบางทีก็อยากให้งานเดินหน้าเร็วกว่านี้ เห็นบาง Task ที่สามารถทำได้เลย...แต่ไม่มีคนเหลือให้จัดไปทำแล้ว หรือบางที manpower ที่มีอยู่ก็ทำงานช้าจนรู้สึกไม่ทันใจ แต่ขณะเดียวกันก็มี manpower บางส่วนที่ไม่รู้จะจัดไปลงตรงไหนดีเพราะไม่มั่นใจในความสามารถ จนกระทั่งโครงการหนึ่งที่เคยคุมเมื่อ 15 ปีที่แล้ว เป็นโครงการที่แทบไม่เจอปัญหา Resources Shortage เลย เพราะมี Worker ประมาณ 100 คน Staff อีก 7-8 คน และพอทีมงานเริ่มลงตัวรู้หน้าที่ของตัวเอง Progress งานก็เดินหน้าไปอย่างน่าพอใจ แต่สิ่งที่ตามมาคือ Labour Cost กับ Salary Cost พุ่งกระฉุดเกิน Budget ที่ตั้งไว้ เอา S-Curve มาดูจะเห็น Variance สูงจนต้องกุมขมับ ผู้บริหารขณะนั้นเลยสั่งการลงมาให้ควบคุมชั่วโมงแรงงานในทุกๆด้าน (แต่งานก็ต้องไม่ delay ด้วย) ทางแก้ที่ใช้ตอนนั้นได้แก่ 
   - ควบคุม O.T. ทั้งหลังเลิกงานและวันหยุดลงเกือบ 50%
   - งานส่วนที่ไม่เร่งมากก็ให้สลับกันหยุด
   - โอนย้ายบางส่วนออกให้ทีมอื่นบ้าง แล้วปรับทัพปรับ Organize Chart ใหม่

คุมแบบนี้อยู่สองเดือน Variance ก็ค่อยๆลดลงได้ (พร้อมกับเสียงบ่นของทีมงาน ได้ฝึกskill การ convince ทีมงานไปในตัว) พอลองกลับไปวิเคราะห์และทำความเข้าใจกับสถานการณ์ตอนนั้นก็ทำให้เห็นว่า เราต้องประเมิน Resources ในส่วนของ MAN หลายๆ มิติก่อนจะสรุปว่า Project Delay เพราะ Resources Shortage

มีหลายครั้งที่เวลามี Request ขอเพิ่มกำลังคนแล้วผมจัดสรรให้ แต่กลับพบว่า
   - มีคนบางส่วนเริ่มทำงานแบบสบาย ไม่เร่งเหมือนเดิม
   - มีคนว่างงานหรืองานไม่เต็มมือหลายคน
   - คนที่มีอยู่เดิมบ่นว่าOT ลดลง งานน้อยลงเพราะไม่มีอะไรให้ทำ
   - Defect ของงานสูงขึ้นกว่าตอนยังไม่เพิ่มคน

แสดงว่า...การเพิ่มกำลังคนอาจไม่ใช่คำตอบของปัญหาโครงการล่าช้าเสมอไป เพราะในการบริหาร "Man" ต้องประเมินทั้งมิติด้านปริมาณ (Quantity) และคุณภาพ (Quality)
1.ปริมาณคนที่เหมาะสม (Quantity)
ต้องทำ Work Breakdown Structure (WBS) ออกมาทุกครั้ง และดูว่าจะจัดคนจำนวนเท่าไรให้พอดีกับ Job ทั้งหมด โดยต้องคำนึงถึงตัวแปรอื่นๆได้แก่
   • คนหนึ่งคนอาจจะรับผิดชอบงานได้มากว่า 1 Job ถ้ามี resources ให้เขาเพียงพอ
   • คนบางคนอาจจะสามารถ Rotate ให้ไปรับผิดชอบ Role อื่นๆได้ถ้ามีวิธีสอนงานและดูแลอย่างเหมาะสม

----------
2.คุณสมบัติและความสามารถ (Quality)
ในแต่ละ Task แต่ละ Job เมื่อวาง Organize Chart แล้วต้องประเมินความสามารถที่ต้องมีเช่น คิดวิเคราะห์ได้ วางแผนเป็น แก้ปัญหาเก่ง ตัดสินใจได้ดี มีความรู้เรื่องการอ่านแบบ และการตรวจสอบคุณภาพ ส่วนคุณสมบัติที่ต้องมีเช่น ตรงต่อเวลา ซื่อสัตย์ ใส่ใจคุณภาพ ทำงานเป็นทีม ซึ่งคนที่จะเข้าทำงานตาม Job อาจต้องมีการคัดเลือก ประเมินระดับความสามารถ ใครผ่านเกณฑ์ก็ทำงานได้ ใครตกเกณฑ์ก็มาดูว่าพอพัฒนาหรือสอนงานได้ไหม ถ้าได้ก็ไปต่อและหาเวลาพัฒนาเขา ส่วนถ้าพัฒนาไม่ได้ก็ไม่ใช่ว่าไม่โอเคเลย แต่แค่อาจจะไม่เหมาะกับ Job นี้แล้วลองหา Job อื่นๆที่เขาอาจจะทำได้ดีมอบให้ก็ได้

-------------
การแก้ปัญหาเรื่อง Resources Shortage หรือ Manpower ไม่ได้มีสูตรสำเร็จตายตัว แนวทางที่ได้เห็นจากผู้บริหารโครงการมือเก๋า คือ
   • ถ้าช่วงเปิดโครงการอาจต้องเอาปริมาณไว้ก่อนเพื่อดัน Progress ขึ้นมาเพราะเป็นช่วงที่มี Budget ในมือมากที่สุดแล้วใช้การควบคุมคุณภาพทั้งก่อนและระหว่างทำงานช่วย
   • พอ Progress คืบหน้าได้ระยะหนึ่งและคนเริ่มปรับตัวกับโครงการได้ ก็หันมาเน้นเรื่องคุณภาพโดยการใช้เครื่องมือเข้ามาควบคุม วางระบบต่างๆ พัฒนาคนสลับการการคัดคนที่ไม่ผ่านจริงๆ ไปทำส่วนอื่นหรือโอนออกเพื่อ Balance Budget ของค่าแรงกับ Cost ส่วนอื่นๆ
   • ช่วงส่งมอบงานต้องเน้นเอาเฉพาะมือคุณภาพจริงๆไว้ในปริมาณที่เพียงพอต่อการส่งงานให้ทันตามแผน (เพราะ Budget ส่วนค่าแรงเหลือน้อยแล้ว) นอกนั้นก็โอนย้ายไปโครงการอื่นๆ
   • มีชุดเฉพาะกิจ กำลังเสริมที่เป็น Outsources ไว้หลายๆชุด หากจำเป็น ฉุกเฉินก็ต้องนำเข้ามาเติมซึ่งจะกระทบกับ Cost แน่นอน แต่ก็จะช่วยดันทั้ง Progress และ Quality ของงานได้ดีระดับหนึ่ง

------------
"Man" เป็น resources ที่ผมถือว่ายากที่สุดใน 5M สำหรับการบริหารโครงการเพราะไม่มีความแน่นอน คนมีอารมณ์ มีความต้องการไม่สิ้นสุด และผลกระทบอาจจะไม่ใช่แค่ตัวงาน การจัดการเรื่อง Resources Shortage จึงถือเป็นความท้าทายของผู้บริหารโครงการอย่างมาก