บริหารโครงการนอกตำรา EP:14

บริหารโครงการนอกตำรา EP:14
=====================


"อุปสรรค" ถ้ามองเห็นมันได้เร็วมันคือ "ความเสี่ยง" แต่ถ้ามองไม่เห็นแล้วมันเข้ามากระทบกับโครงการก็กลายเป็น "ปัญหา"
หลักการรับมือกับอุปสรรคที่พื้นฐานที่สุดคือ ค้นหา คาดคะเน ประเมิน อุปสรรคแล้วหาแนวทางจัดการ ซึ่งก็คือ "การจัดการความเสี่ยงหรือ Risk Management" นั่นเอง เนื่องด้วยความเสี่ยงมันยังเป็นอนาคตที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง (หรืออาจจะไม่เกิดก็ได้) เลยต้องมีรูปแบบหรือกระบวนการในการรับมือ กระบวนการจัดการความเสี่ยงที่ผู้บริหารโครงการต้องเตรียมคือ

     ระบุ วิเคราะห์ ประเมิน วางแผน ติดตาม

กระบวนการตามนี้คือการคาดการณ์ คาดคะเนล่วงหน้า แล้วเตรียมการรับมือต่างๆก่อนจะมาติดตามว่ามันเกิดขึ้นไหม ถ้าเกิดขึ้นจริง แนวทางที่เตรียมไว้นั้นเอาอยู่ไหม ถ้าเอาไม่อยู่จะปรับเปลี่ยนอย่างไรเพื่อไม่ให้ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินโครงการ อนาคตมีทั้งที่แน่นอนและไม่แน่นอน การคาดคะเนจึงต้องใช้ทั้งข้อมูลปัจจุบัน ข้อมูลในอดีต ประสบการณ์ของผู้บริหารโครงการ รวมถึงสัญชาติญาณ (Intuition) มาช่วยตัดสินใจว่าจะรับมือแบบไหน

-----------
ความเสี่ยงต่อการดำเนินโครงการแบ่งง่ายๆออกเป็น 3 ด้าน 3มิติโดยดูจากผลกระทบต่อเป้าหมายของโครงการ
1.มิติผลกระทบด้านเวลา
อุปสรรคที่หากเกิดขึ้นแล้วจะทำให้งานบางงาน delay หรือทั้ง Project Delay จากแผนที่วางไว้

ตัวอย่างที่เคยเจอเช่น
  • ช่วงหนึ่งที่เศรษฐกิจขาขึ้น มีโครงการจากทั้งภาครัฐและเอกชนลงทุนกันมาก ทำให้เกิดการแย่งชิงแรงงานบางทักษะที่มีความต้องการสูงมากๆ หลายโครงการที่เตรียมแรงงานไว้ไม่พอหรือถูกแย่งตัวไปก็อาจะทำให้งานชะลอหรือไม่คืบหน้าได้

2.มิติผลกระทบด้านต้นทุน
อุปสรรคหรือข้อจำกัดบางอย่างส่งผลให้ค่าใช้จ่ายบางอย่างไม่เป็นไปตามแผนต้นทุนที่วางไว้ เรียกง่ายๆว่า "เกินงบ" นั่นเอง

ตัวอย่างของความเสี่ยงนี้
  • มีช่วงหนึ่งที่ต้นทุนวัสดุปรับตัวขึ้นราคาไปสูงมาก เพราะเกิดปัญหาด้านการขนส่งและการผลิต ทำให้ขาดตลาด ส่งผลให้ราคาขึ้นไปถึง 200% ซึ่งแน่นอนว่าตอนประมูลงานคงไม่มีใครที่เผื่อ buffer ของunit price ไว้สูงขนาดนั้น ถ้าเจอเจ้าของโครงการดีๆ เข้าใจสถานการณ์ก็อาจจะมีการชดเชยส่วนนี้ได้บ้าง แต่ถ้าโชคไม่ดีก็...เจ๊งไปตามๆกัน

3.มิติด้านคุณภาพ
ผู้บริหารโครงการบางท่านไม่ค่อยให้ความสำคัญกับเรื่องคุณภาพเาที่ควเพราะมองว่าผลกระทบหรือความเสียหายอาจไม่รุนแรงเท่าสองมิติแรก แต่ในโลกยุคปัจจุบันที่ลูกค้าเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สามารถตรวจสอบได้ว่าบริษัทไหน ผู้รับเหมารายใดทำงานไม่ดี งานไม่เรียบร้อย รีบทำรีบจบ หรือหมกเม็ดต่างๆ ก็จะถูกขึ้น blacklist ไปเลยก็มี ความเสี่ยงด้านคุณภาพจึงมีความสำคัญและส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ การใช้บริการซ้ำหรือแนะนำคนอื่นต่อได้ คุณภาพจึงถือเป็นการสร้าง Brand ที่ดี

ตัวอย่างความเสี่ยงนี้เช่น
  • การเลือกแรงงานหรือทีมงานที่ขาดทักษะ ไม่เาใจใส่กับงาน ขาดความรับผิดชอบ เข้ามาอยู่ในทีมหากไม่มีการคัดกรองที่ดี หรือตรวจสอบระหว่างทำงาน อาจทำให้งานถูก reject หรือไม่รับงาน ต้องเสียเวลามาแก้ไข ทำไม สุดท้ายก็กระทบกับเวลาและต้นทุนอยู่ดี

------------
การรับมือกับทั้งสามมิติของผลกระทบจากความเสี่ยงมี 4 แนวทางที่ผู้บริหารโครงการมือเก๋าๆใช้กันคือ
1.หลีกเลี่ยงอุปสรรค (Avoid)
การปรับแผนใหม่ เปลี่ยนเวลาทำงานจากเย็นเป็นเช้า สัปดาห์นี้เป็นเดือนหน้า หรืออาจจะจัดการกับความเสี่ยงที่จะกลายเป็นปัญหาภายหลังเช่น แรงงานที่ดูแล้วเข็นไม่ขึ้น ไม่โอเครก็ย้ายออกหรือให้หยุดงานทันที

2.กระจายความเสี่ยง (Transfer)
การหาบุคคลที่สามมาร่วมแบ่งเบาผลกระทบ เช่น บริษัทประกันภัยต่างๆ หรือการมอบหมายงานที่ไม่ถนัดหรือทำไม่ทันให้คนที่เชี่ยวชาญทำแทน เช่น ตัดงานบางส่วนให้ Sub ทำ หรือจ้าง Outsources

3.บรรเทาความรุนแรง (Miligate)
การลดโอกาสที่ความเสี่ยงจะเกิด ลดความรุนแรงหากเกิดขึ้นจริง เช่น การทำต้นแบบหรือตัวอย่างชิ้นงานขึ้นมาสักชิ้นให้ลูกค้าดูก่อน ถ้าไม่เวิร์คก็เสียหายนิดเดียว หรือเปิดหน้างานบางจุดก่อนในกรณีที่สถานการณ์ยังคลุมเครือ ไม่ชัดเจน หากต้องเบรคหรือหยุดงานก็จะไม่เสียหายมากนัก

4.ยอมรับ (Accept)
แนวทางใช้สำหรับสถานการณ์ที่มีมีผลกระทบน้อยมาก ซึ่งบางทีการไปจัดการ ไปทำอะไรมากก็กลายเป็นความสิ้นเปลืองหรือไม่คุ้มค่าเมื่อเทียบกับการปล่อยให้มันเกิดขึ้น เช่น งานที่ไม่สำคัญ ไม่เร่งมาก หรืออีกนิดเดียวก็จะเสร็จแล้วก็อาจจะต้องยอมให้คนที่ทำอยู่ ทำไปจนจบเพราะการเปลี่ยนคนใหม่อาจจะทำให้งานช้าไปอีก หรือเสียเงินเพิ่มอีกเยอะ

หรืออีกกรณีหนึ่งคือ "การวัดดวง" เผื่อความเสี่ยงนั้นมันไม่เกิดขึ้น แต่ก็อาจจะมีแผนสำรองเตรียมไว้ถ้ามันเกิดขึ้นจริง

การจัดการความเสี่ยงย่อมง่ายกว่าการแก้ปัญหา ผู้บริหารโครงการมือเก๋าจึงให้เวลาและความสำคัญกับการวางแผนจัดการความเสี่ยงพอสมควร โครงการที่ผู้บริหารกลุ่มนี้ควบคุมจึงมักจะเอาปัญหาอยู่ และการจัดการความเสี่ยงแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของผู้บริหารโครงการหรือองค์กรในการบริหารงาน บริหารธุรกิจด้วยเช่นกัน