เทคนิคการให้บริการทางโทรศัพท์

โลกปัจจุบันนี้ไร้พรมแดนมากกับการสื่อสาร และธุรกิจต้องเร่งรีบตัดสินใจ ส่งผลให้การแข่งขันด้านบริการด้วยต้นทุนต่ำ จึงเป็นกระแสนิยม ซึ่งโทรศัพท์จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่สามารถตอบโจทย์นี้ได้เป็นอย่างดี และมีประสิทธิภาพมาก

การให้บริการทางโทรศัพท์เป็นที่นิยมมาก เพราะสะดวก รวดเร็ว แต่มีข้อเสียบ้าง อาจเกิดการสื่อสารผิดพลาด เพราะบางครั้งไม่เห็นหน้า การตีความอาจขึ้นอยู่กับความคิดของอีกฝ่ายที่ยากจะควบคุมได้ ดังนั้นหากเลือกใช้ช่องทางนี้ ต้องเตรียมตัว เตรียมใจ และความพร้อมให้มากเพื่อลดความผิดพลาด

มารยาทการใช้โทรศัพท์สำหรับให้บริการลูกค้า
1. ด้านน้ำเสียงในการให้บริการ
      พูดด้วยน้ำเสียงปกติ มีหางเสียง ไม่ห้วนเกินไป เพราะสร้างความรู้สึกที่ดีต่อผู้ฟัง
      ไม่ควรมีศัพท์เทคนิค เพราะอาจเข้าใจผิดพลาดในความหมาย
2. ด้านการสนทนากับคู่สนทนา
      พูดโทรศัพท์ด้วยความกระตือรือร้น
      พูดด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน ให้ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน
      การยกหู วางหู และการโอนสายควรทำด้วยความนุ่มนวล และแน่ใจว่าลูกค้าวางสายก่อนเรา
      คำพูดที่เป็นเสน่ห์ สวัสดีค่ะ ขอบคุณค่ะ ขอโทษค่ะ ฯลฯ
      ควบคุมอารมณ์ ฝึกพูดคุยทางโทรศัพท์อย่างมีสติ
3. ข้อควรระวังในการใช้โทรศัพท์
      รู้จังหวะในการพูด ไม่เร็วหรือช้า จนเกินไป หรือขัดจังหวะขณะที่คู่สนทนากำลังพูด
      ไม่ควรคุยเรื่องส่วนตัวนานเกินไป ในขณะที่ปฏิบัติงาน
      ไม่ควรใช้คำว่า จ๊ะ จ๋า ฮะ กับลูกค้า
      อย่าหายใจแรงจนเสียงผ่านโทรศัพท์ไปยังคู่สนทนา เพราะฟังดูเหมือนเสียงถอนหายใจ

เป็นอย่างไรกันบ้างคะ พอนำไปประยุกต์ใช้กับชีวิตประจำวันกันได้มากเลยใช่ไหมคะ หากต้องการสร้างความประทับใจ ควรต้องเตรียมตัว เขียนบทพูด และฝึกฟังอย่างตั้งใจ ความประทับใจก็เป็นของลูกค้า