เทคนิคบริหารโครงการ EP:15

เทคนิคบริหารโครงการ EP:15
====================


"ถ้าเสร็จได้เร็วก็เริ่มงานต่อไปเลยไม่ต้องรอตาม schedule"
"ทำไมต้องรอพรุ่งนี้โทรตามตอนนี้เลย"
"ดูจากความคืบหน้าแล้วผมว่าเราเร่งให้เร็วกว่านี้ได้อีก"

Sense of Speed
อีกหนึ่งคุณสมบัติของผู้บริหารโครงการสายบี้ (Progress) ซึ่งมีความสามารถพิเศษคือ มักจะมองหา Area ของงานในโครงการที่ดูแล้วมีโอกาสเร่งสปีดงานจากที่เป็นอยู่ปัจจุบันได้เสมอ ลูกน้องที่เจอผู้บริหารโครงการแบบนี้คงรู้สึกเหนื่อยไปตามๆกัน เพราะต้องวิ่งตามอย่างตื่นตัวอยู่ตลอด วันนึงเปลี่ยนเกียร์หลายรอบ เปลี่ยนเส้นทางกระทันหันก็บ่อย แต่ผลที่ได้ตามมาคือความคืบหน้าของโครงการจะ Ahead the Plan อยู่เสมอ

เหตุผลที่ผู้บริหารโครงการประเภทนี้พยายามจะเร่ง Progress งานหรือ Speed up ในจุดที่คิดว่าทำได้ .... เท่าที่ผมสัมผัสจากมือเก๋าๆมามีอยู่ 5 เหตุผลครับ
1.Price : เวลามีราคา
ผู้บริหารโครงการประเภทนี้มองว่าทุกวัน ทุกชั่วโมง ทุกนาทีคือต้นทุนที่กำลังถูกใช้ไปทั้งค่าแรงคน ค่าชั่วโมงเครื่องจักร เงินเดือนที่ต้องจ่าย ค่าเสียโอกาสทางการขายหรือการใช้ประโยชน์จากโครงการ ... หากทำให้โครงการจบได้เร็วเงินก็เหลือ ค่าแรงต่างๆก็เซฟไปกลายเป็นกำไรส่วนต่าง แต่หากจบช้าก็ต้องเสียค่าปรับทำให้ขาดทุนได้
---------
2.Uncertainty : โครงการคือการทำงานบนความไม่แน่นอน
การบริหารโครงการเกี่ยวข้องกับปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้เยอะ ซึ่งก็มีทั้งปัจจัยที่คาดเดาได้เช่น ค่าแรงสูงหาคนยาก และปัจจัยที่คาดเดาไม่ได้ เช่น อุบัติเหตุ ความผันผวนของราคาวัสดุ ..... ดังนั้นอะไรที่เร่งได้เร่งได้ต้องตุนเอาไว้ก่อน ยิ่งช่วงเหตุการณ์ปกติยิ่งต้องเร่งให้มากในทุกๆ Area ที่พอจะเร่งสปีดได้
----------
3.Awakening : สร้างบรรยากาศตื่นตัวให้ทีมงาน
โครงการที่ผู้นำมีความตื่นตัว กระตือรือร้น ก็จะส่งพลังเหล่านี้ลงสู่ทีมงานด้วยเช่นกัน ทำให้บรรยากาศของโครงการมี Energy ทั้งเชิงบวกคือการแข่งขัน พร้อมลุยปัญหา แต่ก็มีเชิงลบด้วยเช่น ความเหนื่อยล้า การกล่าวโทษ กล่าวอ้างกัน ซึ่งผู้บริหารโครงการก็ต้องใช้ Interpersonal Skill เข้าไปเสริมด้วย
---------
4.Economic of Speed : งานจบเร็วก็รับงานเพิ่มได้มากขึ้น
หนึ่งในความได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitive Advantage) ที่องค์กรชั้นนำมีคือ "ความเร็วในการส่งมอบ" เพราะเจ้าของงานหรือลูกค้าเองก็อยากนำโครงการไปรันธุรกิจของเขาต่อ ยิ่งเสร็จเร็วก็ยิ่งใช้งานได้เร็ว ทีมบริหารโครงการเองก็ไปขึ้นโครงการใหม่ต่อได้ แถมยังทำให้การหมุนรอบของทรัพยากรได้หลายรอบเกิดเป็น Economic of Scale ได้อีก
----------
5.Profit Sharing : ได้ส่วนแบ่งกำไรมากขึ้น
หลายองค์กรใช้กลยุทธ์ให้ส่วนแบ่งแบ่งกำไรกับทีมบริหารโครงการ ดังนั้นหากบี้ให้โครงการจบได้เร็วเท่าไร ผลกำไรก็เทิร์นกลับมาเพิ่มขึ้นด้วย ซึ่งเป็นเม็ดเงินที่ผู้บริหารองค์กรยินดีที่จะมอบให้กับทีมบริหารโครงการที่มี Performance แบบนี้

จากที่กล่าวมาจะเห็นว่า Sense of Speed มีประโยชน์หลายเรื่อง แต่ขณะเดียวกันก็ต้องไม่ละเลย Sense of Quality ด้วยเช่นกัน เพราะหากงานเร็ว แต่ด้อยคุณภาพ ผลที่ตามมาไม่ใช่แค่เสียเงินเสียเวลามาแก้ไขซ่อมงาน แต่ยังลด "ความน่าเชื่อถือ" ด้วยเช่นกัน