เทคนิคบริหารโครงการ EP:16

เทคนิคบริหารโครงการ EP:16
====================


    "ราคาวัสดุเปลี่ยนแปลงทุกวัน จะซื้อล๊อตเดียวเลยหรือจะทะยอยซื้อ เผื่อราคาลงดี?"
    "ถ้าจ้างคนเพิ่ม จะเสี่ยงตรงที่ถ้างานไม่ต่อเนื่องกลายเป็นต้องแบกต้นทุนเพิ่ม"
    "ลูกน้องทำผิดกฏ โทษคือต้องถูกพักงาน แต่งานก็เร่ง...จะตัดสินใจอย่างไรดี?"
    "งานไม่เรียบร้อยหลายจุด ถ้าแก้คงใช้เวลาหลายวัน ทางลูกค้าก็อยากให้รีบส่งมอบ เอาไงดี?"

ผู้บริหารโครงการที่มีประสบการณ์น่าจะคุ้นเคยกับสถานการณ์ที่ต้องตัดสินใจเหล่านี้ บางเรื่องไม่ซับซ้อนมาก รู้ผลลัพธ์อยู่แล้วก็ตัดสินใจได้ง่าย แต่บางสถานการณ์ที่มีความยุ่งยาก ซับซ้อนมักจะทำให้เกิดความกระอักกระอ่วนใจ (Dilemma) แต่ไม่ว่าจะสถานการณ์ใด...ท้ายที่สุดก็ต้องตัดสินใจอยู่ดี เพราะผลกระทบของการไม่ตัดสินใจในบางครั้งก็อาจจะรุนแรงกว่าการตัดสินใจผิดพลาด ความสามารถในการตัดสินใจจึงเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่สำคัญของผู้บริหารโครงการในฐานะผู้นำ

----------
แต่ก็มีหลายครั้งที่ไม่กล้าตัดสินใจจากหลายสาเหตุเช่น
   • เกรงว่าคนอื่นจะไม่เห็นด้วย
   • ไม่อยากรับผิดชอบหากตัดสินใจผิด
   • อยากให้คนอื่นตัดสินใจแทนมากกว่า
   • กลัวตัดสินใจผิด
   • กังวลไม่รู้ว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร

แต่ผู้บริหารโครงการที่มีประสบการณ์หลายท่านล้วนเคยผ่านความรู้สึกแบบนี้มาแล้ว ซึ่งก็ทราบนี้ว่ายังไงก็หลีกเลี่ยงการตัดสินใจไม่ได้ สู้ตัดสินใจไปเลยแล้วค่อยไปดูว่าผลจะออกมาอย่างไร (แต่ก็ผ่านการคิดอย่างรอบคอบที่สุดเท่าที่จะทำได้แล้วเช่นกัน) หลายครั้งที่ตัดสินใจผิดพลาดก็เป็นประสบการณ์ เป็นค่าเล่าเรียนกันไป ถูกหรือแพงก็ตามผลกระทบที่เกิดตามมา
--------
จากประสบการณ์ทั้งที่เคยเป็นผู้บริหารโครงการและเป็นวิทยากรบรรยายโดยอ้างอิงหลักการ สถานการณ์ที่ต้องตัดสินใจมี 3 รูปแบบ คือ
1.ตัดสินใจในสภาวะที่แน่นอน
ส่วนใหญ่เป็นการตัดสินใจเรื่องที่มีความเสี่ยงต่ำ ควบคุมปัจจัยต่างๆได้และคาดเดาผลลัพธ์ได้ว่าจะออกมาเป็นอย่างไร การตัดสินในสภาวะนี้จะเลือกทางเลือกที่ให้ผลลัพธ์ดีที่สุด ประหยัดสุด กำไรมากสุด คุ้มค่าสุด เช่น
   • เพิ่มเวลาทำงานพิเศษ (OT และวันหยุด) ในช่วงที่เร่งงาน ซึ่งรู้ผลลัพธ์ว่าต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม การประเมินคือ จะใช้แรงงานเท่าไร และระยะเวลาแค่ไหนจึงจะคุ้มค่าและเพียงพอกับแผนงาน
   • เสนอราคางานที่ไม่มีคู่แข่ง ซึ่งมีโอกาสได้งานแน่ๆ แต่ก็ต้องต่อรองมูลค่างานกับเจ้าของงานให้ได้สูงสุด

2.ตัดสินใจในสภาวะที่มีความเสี่ยง
เป็นการตัดสินใจในสถานการณ์ที่มีโอกาสผิดพลาดสูงกว่าปกติ แต่ก็เป็นความผิดพลาดที่พอคาดเดาได้ว่าอาจจะเกิดขึ้น จึงต้องมีหลายๆทางเลือกแล้วดูความน่าจะเป็นของแต่ละทางเลือก โดยใช้ประสบการณ์ที่เคยผ่านเรื่องแบบนี้มาแล้ว ประกอบการตัดสินใจ เช่น
   • การสั่ง Stock Materials ในช่วงราคาผันผวน ซึ่งมีความเสี่ยงตรงที่ถ้าช่วงราคาลงอาจขาดทุนได้
   • การร่วมงานกับพาร์ทเนอร์ใหม่ เจ้าของงานใหม่ มีความเสี่ยงตรงนี้ไม่รู้ว่าจะเข้ากันได้ดีแค่ไหน แต่ใช้ประสบการณ์คอยประเมินคำพูด พฤติกรรมว่าน่าไว้ใจหรือไม่

3.ตัดสินใจในสภาวะที่ไม่แน่นอน
เป็นการตัดสินใจที่ไม่ค่อยมีผู้บริหารโครงการท่านใดชอบ เพราะเป็นเรื่องที่ไม่ค่อยมีข้อมูลในอดีต คาดเดาอะไรแทบไม่ได้เลย มีตัวแปรที่ควบคุมไม่ได้เกี่ยวข้องเยอะมาก เช่น
   • ผลกระทบจากสถานการณ์การระบาดในปัจจุบัน
   • การบริหารโครงการในช่วงที่เกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น สึนามิ น้ำท่วม

การตัดสินใจสถานการณ์เหล่านี้ต้องอาศัยสัญชาติญาณ (Intuition) บวกกับความเชื่อมั่นมาช่วย รวมถึงการมองในแง่ดีว่าผลลัพธ์น่าจะออกมาดี ผู้บริหารโครงการที่เก่งนอกจากประเมินสถานการณ์ในการตัดสินใจแล้ว ยังประเมินความสามารถทีมงานแล้วผ่องถ่ายกระจายอำนาจในการตัดสินใจลงไปให้ทีมงานด้วยเช่นกัน