เทคนิคบริหารโครงการ EP:17

เทคนิคบริหารโครงการ EP:17
====================


การบริหารทรัพยากรโครงการ (Project Resources Management) ด้วยแนวคิดเชิงระบบ
โครงการแต่ละโครงการมีลักษณะเฉพาะในตัวมันและการบริหารจึงแทบไม่เหมือนกันในแต่ละโครงการ ซึ่งแตกต่างจากการบริหารงานที่เป็น Routine ซึ่งค่อนข้างจะมีความคงที่พอสมควร การจัดเตรียมทรัพยากรสำหรับงานโครงการจึงต้องอาศัยมุมมองทั้งภาพกว้างและภาพย่อยเพื่อบริหารจัดการในระยะสั้น-กลาง-ยาว ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ท่านที่ทำงานโครงการก็จะทราบดีอยู่แล้วว่าทรัพยากรโครงการหลักๆ ได้แก่ คน (Man), วัสดุ/วัตถุดิบ (Materail), เครื่องมือ เครื่องจักร (Machine), งบประมาณ (Money) โดยบริหารอยู่บนพื้นฐานวิธีการ ขั้นตอน มาตรฐาน (Method) ที่กำหนดไว้

วันนี้ผมมีแนวคิดสำหรับการบริหารทรัพยากรอย่างเป็นระบบจากประสบการณ์ของผมมาฝากกันครับ โดยทั่วไปไซเคิลของการบริหารทรัพยากรโครงการ ก็จะมีลักษณะประมาณนี้
1.ถอดแบบ & ประมาณการที่ต้องใช้งาน (Eatimate)
2.วางแผนการใช้งาน (Planning)
3.จัดซื้อ จัดหา จัดจ้าง จัดส่ง จัดเก็บ (Sourcing)
4.ใช้งานตามแผน (Using)
5.สั่งใหม่ สั่งเพิ่มจากการทำผิด ประมาณผิด สั่งผิด (Problem Solving)

.....แล้วก็กลับไปเริ่มข้อ 1 ใหม่ ในคลาสบรรยายของผมจะสอนเพิ่มขั้นตอนที่ 6 เข้าไปด้วยคือการ ปรับปรุง (Improving) แนวทางการใช้ทรัพยากรด้วยแนวคิดแบบลีน (Lean Thinking & Management) การบริหารด้วยแนวคิดเชิงระบบสามารถแบ่งระยะการบริหารจัดการเป็น 3 ระยะคือ

#ระยะสั้น
เน้นการบริหารเชิงรับตามสถานการณ์หรือแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เช่น เพิ่มคนเร่งด่วน เพิ่มเวลาทำงานพิเศษ เป็นต้น การบริหารแบบนี้เพื่อให้งานดำเนินต่อไปให้ได้เป็นหลัก

#ระยะกลาง
เน้นการบริหารเชิงป้องกันโดยอาศัยข้อมูลหรือประสบการณ์การคาดการณ์ความเสี่ยงล่วงหน้าที่อาจจะกระทบแผนงาน เช่น สั่งล่วงหน้าเพื่อป้องกันราคาสูงขึ้น หรือปรับเวลาทำงานเพื่อหลีกเลี่ยงการขาดแคลน

#ระยะยาว
เน้นการบริหารเชิงรุกโดยใช้เทคโนโลยีหรือแนวคิดเชิงเชิงสร้างสรรค์มาปรับปรุงเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ในระยะยาว เช่น ใช้เครื่องจักรแทนแรงงานคน , วัสดุสำเร็จรูป , ซอฟต์แวร์ช่วยวางแผนและบริหารงาน ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น ไม่มีประสิทธิภาพเพื่อลดความสูญเปล่า
------
การบริหารโครงการให้ได้ผลลัพธ์และความยั่งยืนอาจจะต้องใช้การบริหารทั้งแบบ ตามสถานการณ์-ป้องกันความเสี่ยง-ปรับปรุงระยะยาว ในรูปแบบที่สอดคล้องกับโครงการรวมถึงกลยุทธ์การเติบโตขององค์กร ลองสำรวจดูแนวทางบริหารจัดการที่ใช้อยู่กันแล้วมีประเด็นไหนที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้หรือต่อยอดกันได้ครับ