เทคนิคบริหารโครงการ EP:19

เทคนิคบริหารโครงการ EP:19
======================

นอกจากการบริหารโครงการให้เสร็จทันตามแผนแล้ว ตัวชี้วัดความสามารถอีกอย่างหนึ่งของผู้บริหารโครงการก็คือ "การบริหารต้นทุน" หลายคนมักจะคิดว่า "ต้นทุน" กับ "เวลา" เป็นตัวแปรที่แปรผันตามกัน

   "อยากได้งานเสร็จเร็ว ต้อง มี Budget เยอะๆ จะได้ เพิ่มคน เพิ่มของ เพิ่ม O.T."
     "ถ้ามี Budget น้อยก็มีคนได้เท่านี้ เครื่องจักรเท่านี้ งานอาจจะเสร็จช้าหน่อย"

ฟังแล้วเหมือนไม่มีทางเลือกสำหรับผู้บริหารโครงการเลย และคงต้องปล่อยให้เป็นไปตามสถานการณ์ (หรือยถากรรม) ที่กล่าวมาทั้งหมด...เป็นวิธีคิดของผู้บริหารโครงการแบบเชิงรับ ซึ่งต่างจากผู้บริหารโครงการแบบเชิงรุกที่มีกรอบความคิดแบบ Growth Mindset ในการบริหารต้นทุนให้ลดลง...แต่ยังได้ในเรื่องของเวลาด้วย

-----
ผมพบว่าผู้บริหารโครงการทั้งสองแบบมีความแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ในเรื่องของพฤติกรรมและวิธีคิด ถ้าให้สรุปก็จะแบ่งได้เป็น 8 สาเหตุหรือ 8 No. (ที่เป็นศัตรูของการบริหารต้นทุน) ได้ดังนี้ครับ
1. No Problem
มองปัญหาว่าไม่ใช่ปัญหา หรือคิดว่า นิดหน่อยเองไม่เป็นไรมั้ง แล้วก็มองข้ามสัญญาณเตือนเรื่องผลกระทบต่อต้นทุนไป

2. No Change
กำแพง Comfort Zone แน่นหนา รู้ว่าวิธีนี้ไม่ได้ผล คนนี้ทำงานนี้ไม่ได้ แต่ก็ยังอยากจะขอทำแบบเดิมๆ

3. No Target
ทำไปเรื่อยๆ หรือบริหารงานตามสถานการณ์ ขาดทิศทาง วิสัยทัศน์ หรือเป้าหมายในเรื่องต้นทุนที่ชัดเจนทำให้ขาดความมุ่งมั่น แรงจูงใจ

4. No Plan
ทำงานตามใจนึก คิดอะไรได้ ใครตามอันไหนก็มุ่งไปทำอันนั้นก่อน ขาดการวางแผนทั้งขั้นตอนและทรัพยากร ทำให้สูญเสียโดยไม่จำเป็น

5. No Communicate
ทำงานคนเดียว ติดปัญหาไม่แจ้งหรือแจ้งในเวลาที่ไม่ทันการ อาจเป็นเพราะไม่รู้วิธการสื่อสารหรือไม่ก็ไม่อยากสื่อสาร ทำให้เกิดปัญหาต่างๆตามมามากมาย

6. No Check
ทำงานไปข้างหน้าอย่างเดียว ขาดการตรวจสอบและประเมินผล ทำให้รู้ไม่เท่าทันปัญหาต่างๆ สุดท้ายก็ต้องกลับมาแก้ไข

7. No Careful
ทำงานแบบใจร้อน มักง่าย ไม่ระวัง มองในแง่ดี (โลกสวย) ทำให้ขาดความรอบคอบและคาดคะเนความเสี่ยงก่อนเริ่มงาน

8. No Learn
คล้ายๆน้ำเต็มแก้ว คือคิดว่าตัวเองทำดีที่สุดแล้ว ปัญหาเกิดจากสิ่งที่ควบคุมไม่ได้ แต่ไม่ได้มองเป็นประสบการณ์ ทำให้รอให้คนอื่นปรับเปลี่ยนมากกว่าจะเรียนรู้และปรับปรุงตัวเองมากขึ้น

------
ทั้ง8ข้อคือสิ่งที่เคยเกิดขึ้นกับผมในช่วงที่ยังทำงานโครงการทั้งตอนบริหารเงินคนอื่นและเงินตัวเอง ส่งผลต่อการบริหารกระแสเงินสด รวมถึงผลกำไร-ขาดทุนพอสมควร... ซึ่งปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการบริหารต้นทุนของผมในวันนั้นก็คือ

   "วิธีคิดและวิธีการจัดการนั่นเอง"

ทำให้ในคลาสบรรยายเกี่ยวกับการบริหารโครงการและการบริหารต้นทุน ผมมักจะแทรกในเรื่องของ Mindset เกี่ยวกับต้นทุนอยู่เสมอครับ