เรามอบหมายให้ทีมงานไปวางแผนงานเองแต่ทีมงานกลับรอเราสั่ง

  โดยทีมงานเอ็นเทรนนิ่ง     5 พฤษภาคม 2564     156     0

  หน้าแรก    ห้องสมุดเอ็นเทรนนิ่ง    หมวด ทั่วไป    เรามอบหมายให้ทีมงานไปวางแผนงานเองแต่ทีมงานกลับรอเราสั่ง

     "เคยไหมครับที่เราสั่งให้ทีมงานจัดพื้นที่หน้างานตามรูปแบบที่เราบอกแต่เขามีรูปแบบของเขาเอง จึงไม่ค่อยเต็มใจทำตามคำสั่ง"
อาการดังกล่าวส่วนหนึ่งเกิดจากความไม่ชัดเจนในวัตถุประสงค์ (Objective) กับวิธีการ (Method) ของการ"สั่งงาน"กับ"มอบหมายงาน"
บทบาทหนึ่งที่สำคัญของ #ผู้บริหารโครงการ คือการ Assign งานให้กับทีมงานเพื่อแบ่งเบาภาระของหัวหน้าและพัฒนาความสามารถของทีมงานผ่านการทำงานแทนหัวหน้า
วิธีการ Assign ที่เรามักใช้บ่อยๆคือ #การสั่งการ (Ordering) และ #การมอบหมายงาน (Delegation)
     ทั้ง 2 วิธีมีความแตกต่างกันพอสมควร โดยผมขอสรุปเข้าใจง่ายๆดังนี้ครับ

1.สั่งการ = สั่งให้ทีมงานทำงานที่เป็นหน้าที่ของเขาอยู่แล้ว
มอบหมาย = มอบหมายงานที่เป็นหน้าที่ของเราให้ทีมงานไปดำเนินการแทน

2.สั่งการ = หัวหน้าเป็นคนกำหนดวิธีการ,แผนงานให้
มอบหมาย = ให้อิสระทีมงานเป็นคนกำหนดวิธีการ,แผนงานเอง หรือกำหนดร่วมกัน (Brainstrom)

3.สั่งการ = อำนาจการตัดสินใจอยู่ที่หัวหน้าเป็นหลัก
มอบหมาย = อำนาจการตัดสินใจอยู่ที่ทีมงานเป็นหลัก (ตามขอบเขตที่ตกลงร่วมกัน)

4.สั่งการ = มักจะเป็นงานที่ทีมงานเคยทำ ทำประจำอยู่แล้ว จึงไม่ต้องสอนหรือแนะนำอะไรมาก
มอบหมาย = ส่วนมากเป็นงานใหม่ งานที่ไม่เคยทำ จึงควรมีการสอนงาน ให้คำแนะนำ หรือโค้ชให้ทีมงานเกิดความเชื่อมั่นด้วย

5.สั่งการ = ทีมงานไม่สามารถปฏิเสธได้เพราะเป็นความรับผิดชอบเดิมของเขาอยู่แล้ว
มอบหมาย = ทีมงานอาจจะมีข้อต่อรองที่จะไม่รับงานโดยอาจมีเหตุผล (ข้ออ้าง) เช่น งานตัวเองเยอะอยู่แล้ว , ไม่เคยทำกลัวทำผิด

6.สั่งการ = อาจจะติดตามความคืบหน้าถี่หรือไม่ถี่ก็ได้ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของทีมงานและความมั่นใจของหัวหน้า
มอบหมาย = ควรมีการติดตามความคืบหน้าถี่ เนื่องจากอาจเกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือทีมงานต้องการความช่วยเหลือบ่อย เพราะเป็นงานที่ยังไม่เคยทำมาก่อน

7.สั่งการ = มุ่งเน้นการทำงานให้เสร็จตามเป้าหมาย
มอบหมาย = มุ่งเน้นการเรียนรู้งาน พัฒนาตวามสามารถของทีมงานให้เติบโต

============================

#ประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญระหว่างการ Assign

การสั่งการ
-------
- เป้าหมาย กำหนดเสร็จที่ชัดเจน 
- ความไว้วางใจระหว่างหัวหน้ากับทีมงาน (Trust)
- ความสามารถ ประสบการณ์ของทีมงาน
- ความเข้าใจตรงกันในงานที่สั่งทั้งรายละเอียด วิธีการ ทรัพยากรที่ต้องใช้
- ความเร่งด่วนของงานที่สั่งเพื่อเสริมกำลังคน อุปกรณ์ วัสดุอย่างเพัยงพอ

การมอบหมายงาน
------------
- ความสามารถและความเต็มใจของทีมงาน
- Workload ที่มีอยู่ ณ ตอนนั้นของทีมงาน
- ความยากง่ายของงานเพื่อการสอนงาน
- อำนาจในการตัดสินใจที่ทีมงานสามารถทำได้ (Authority)
- กำหนดการติดตามความคืบหน้าที่ชัดเจน
- เวลาของหัวหน้าที่ Standby สำหรับสอนงาน consult และ โค้ชได้
- รับฟัง สังเกตคำพูด อากัปกิริยาของทีมงานอย่างเข้าอกเข้าใจ (Empathy)

===========================

#ตัวอย่างงานที่ควรใช้การสั่งการ
----------------------
- การตรวจเช็ค ตรวจสอบปริมาณวัสดุ คุณภาพการทำงาน
- งานเร่งด่วนต่างๆ เช่นอุบัติเหตุ , Overview หน้างานเพื่อต้อนรับบุคคลสำคัญ
- คำนวนปริมาณวัสดุต่างๆ (Cost Estimation)
- งานที่มีกฏระเบียบกำหนดไว้ชัดเจนอยู่แล้วเช่น งาน Safety
- การจัดเก็บ ทำความสะอาดพื้นที่หน้างานประจำวัน
- การแจกจ่ายงานประจำวันหรือตามแผนงานที่กำหนดไว้แล้ว
เป็นต้น

#ตัวอย่างงานที่เหมาะแก่การมอบหมาย
-------------------------
- หาวิธีการลด Cost ลดต้นทุน ลด Waste ในการใช้วัสดุ เครื่องจักร แรงงาน ค่าน้ำค่าไฟ อุปกรณ์สำนักงาน
- คิดวิธีการทำงานใหม่ๆเพื่อให้งานเร็วขึ้น
- พูดคุย เจรจา ต่อรองหาข้อสรุปกับ Suppliers , Subcontractor (ใน scope ที่ไม่ใหญ่เกินไป)
- จัดวาง layout พื้นที่หน้างาน stockyard ออฟฟิสให้สะดวกต่อการทำงาน
- การวางผังบุคลากร Manpower , การจัดตารางเครื่องจักร
เป็นต้น

==========================

#ผู้บริหารโครงการยุคใหม่ (Smart Project Manager) ควรเข้าใจในความเร่งด่วน ความสำคัญของงานที่มี

สามารถวิเคราะห์ Priority และแยกแยะได้ชัดเจน

งานใดควรใช้การสั่งการ(Ordering)

งานใดควรใช้การมอบหมาย(Delegation)

เพื่อให้เกิดประโยชน์อย่างสมดุลกับทั้งตัวงานและการเรียนรู้และพัฒนาของทีมงาน

เพื่อสร้างการเติบโตให้พร้อมรับผิดชอบงาน(โครงการ)และตำแหน่งที่ท้าทายของทีมงาน(Career Path)

ในโลกอนาคตการแข่งขันที่ไม่แน่นอน คาดเดายาก (VUCA)

Keyword ที่เกี่ยวข้อง  สั่งงานทีมงานDelegation

แสดงความคิดเห็น