ผลงานฝึกอบรม - Planning and Organizing

หลักสูตร Planning & Organizing
บริษัท ลีเรคโก

ช่วงนี้ได้โอกาสสอนหลักสูตรเกี่ยวกับ Planning - Organizing - Delegation - Time Management ติดติดกัน
อย่างเช่นคลาสนี้เมื่อวันก่อน
"หลักสูตร การวางแผนงานและจัดลำดับงาน" กับบริษัท ลีเรคโก (ประเทศไทย)"
โดยโจทย์ของผู้จัดก็ไม่แตกต่างจากคลาสอื่นที่ไปสอนมากนัก เช่น
- #พนักงานทำงานไม่ทัน
- #ไม่รู้ว่างานไหนสำคัญงานไหนไม่สำคัญ
- #ถูกตามงานบ่อยๆก็รู้สึกเครียด
- #คนที่เป็นหัวหน้าก็ไม่ค่อยมอบหมายงานให้ลูกน้อง
อาการเหล่านี้ผมมักจะให้น้ำหนักที่วิธีคิด(Mindset) ในสัดส่วนที่พอๆกับเทคนิค (Tools & Technique)
.
.
ผมจึงเริ่มต้นคลาสด้วยคำถาม (กึ่งๆ Challenge) ว่า
คุณคิดว่า "#หัวหน้าสามารถรอได้ไหม?"
หรือ
คุณคิดว่า "#ลูกค้าสามารถรอได้ไหม?" (เกินกว่าครึ่งของผู้เข้าอบรมคลาสนี้อยู่ฝ่ายขาย)
.
.
คำตอบคาดเดาไม่ยาก และหากถามผมตอนที่ยังไม่ได้มาศึกษาหลักจิตวิทยาและการโค้ช
ผมคงตอบว่า "รอไม่ได้ !!!!"
แต่หากถามตอนนี้ ผมจะตอบว่า "ทุกคนสามารถรอได้" .... เพราะผมเชื่ออย่างนั้นจริงๆ
เพราะถ้าเราไม่เชื่อว่าหัวหน้าหรือลูกค้ารอไม่ได้ ... เราก็พร้อมจะหยุดทุกอย่างที่ทำอยู่ แล้วแทรกงานของหัวหน้า หรือความต้องการของลูกค้ามาทำก่อนทันที
โดยที่ไม่ได้วิเคราะห์หรือประเมินก่อนว่างานไหนสำคัญกว่า
สุดท้ายกลายเป็นเราไปทำงานที่สำคัญน้อยกว่าเพียงเพราะมันเร่งด่วน หรือไม่ก็เพราะเขาเป็นหัวหน้า ... เขาเป็นลูกค้า !!!
.
.
แต่การจะยังไม่ทำงานของหัวหน้าหรือของลูกค้าทันที เราก็ต้องมีวิธีการสื่อสารให้อีกฝ่ายเข้าใจและพร้อมจะรอด้วยความเต็มใจ (เหมือนเราเต็มใจที่จะต่อคิวรอทานร้านอาหารดังๆเป็นชั่วโมงสองชั่วโมง)
ซึ่งเทคนิคที่ใช้ในการจัดการงานแทรกของหัวหน้า ลูกค้าหรือใครก็ตามมีประมาณนี้ครับ
1. Drop It : ไม่ทำงานนั้น เพราะของเดิมอาจจะมีอยู่แล้ว หรือไม่ก็อธิบายเหตุและผลให้เห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องทำจริงๆ
2.Delay It : ถ้าจำเป็นต้องทำ แต่ดูแล้วว่าเราไม่สามารถทำได้เลยตอนนี้ ก็ใช้เทคนิคขอเจรจาต่อรองเรื่องเวลาให้เหมาะสมทั้งสองฝ่าย
3.Delegate It : ถ้าต้องทำตอนนั้นจริงๆก็อาจจะขอไหว้วานผู้อื่นให้ช่วย หรือหากมีลูกน้องก็มอบหมายให้เขาทำแทน
4.Do It : ถ้าผ่านสามเทคนิคแรกแล้วงานยังอยู่ตรงหน้าเรา ก็คืองานที่เราต้องลงมือทำเอง แต่ควรจะเป็นงานที่สำคัญและต้องทำเดี๋ยวนี้จริงๆ เพราะไม่สามารถเลื่อนหรือให้คนอื่นทำแทนได้
.
.
กลับมาที่ตอนหัวหน้าแทรกงานมาแล้วเราคิดว่าหัวหน้ารอไม่ได้
เพราะ ... เขาเป็นหัวหน้า หรือเพราะ...งานนั้นสำคัญและเร่งด่วนจริงๆ !!
.
.
ผมเชื่อว่า คนที่สามารถสื่อสาร(อย่างมีเหตุผล)ให้หัวหน้าหรือลูกค้ารอได้ มักจะเป็นคนที่บริหารชีวิตตัวเองได้ดีครับ