การจัดลำดับความสำคัญของงาน

การจัดลำดับความสำคัญของงานนับเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน แต่ก็มีน้อยคนมากที่สามารถจัดงานได้อย่างมีประสิทธิผล อาจเนื่องด้วยปัจจัยต่างๆ ที่ทำให้ไม่สามารถจัดลำดับงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของเราให้มาขึ้น มิเช่นนั้นเราก็จะดำเนินชีวิตไปอย่างไรประสิทธิผลซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่มีใครชอบแน่เลย

วันนี้ผมอยากเสนอแนวความคิดว่างานประเภทใดควรอยู่ในช่องไหนของ ตารางเพื่อทุกคนได้ลองนำไปจัดงานของตัวเองดูอาจทำให้การทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นดังนี้

อธิบายแนวความคิดด้วยภาพ



1. งานสำคัญและเร่งด่วน : งานกลุ่มนี้จะเป็นงานที่ ถ้าไม่ดำเนินการก็จะมีปัญหาหรือเกิดวิกฤตขึ้น อาจเกิดผลกระทบมากมายไม่ คุ้มที่จะรอไว้ก่อน ควรดำเนินการให้เร็วที่สุด ซึ่งคงตัดสินใจกันไม่ยาก 

2. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน : งานกลุ่มนี้มักจะถูกละเลยเพราะเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญเรื่องเป้าหมายและเป็นงานที่อยู่ ในแผนงานกลยุทธ์แต่เนื่องจากพอมีเวลา จึงไม่ค่อยมีใครหยิบมาทำเท่าไรนักพอเวลาผ่านไปจึงกลายเป็น งานสำคัญที่เร่งด่วนไปทุกที ดังนี้ งานประเภทนี้ควรได้รับความสนใจอยากต่อเนื่องแล้วดำเนินการตาม แผนที่กำหนดไว้ให้ได้ เช่น งานด้านการพัฒนา งานนโยบาย งานที่ผู้นำดำเนินการไว้ให้ผู้อื่น งานที่เป็น แผนระยะกลางและระยะยาว ผู้นำที่ดีมักจะทำงานประเภทนี้ไว้และให้ความสำคัญเพราะถ้าปล่อยเวลา ผ่านไปอาจลืมแล้วไม่ได้ทำ สุดท้ายจะส่งผลกระทบกับเป้าหมายได้

3. งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน : คนส่วนใหญ่ถูกผลักดันให้ทำงานกลุ่มนี้มากที่สุดเพราะเป็นงานที่แทรกกับงานที่ทำตามแผนอยู่สาเหตุ ที่เกิดเหตุการณ์นี้เพราะเราไม่ค่อยมีแผนงานหรือไม่ค่อยไดทำตามแผนทำให้มีงานด่วนเข้ามาได้ เรื่อยๆ ดังนั้น เราควรปฏิเสธงานด่วนที่เข้ามาบ้าง ถ้าไม่ใช่งานวิกฤตเพื่อให้เราสามารถทำงานตามแผนที่วางไว้ ได้ครบ งานประเภทนี้ เช่น การประชุมที่ไม่ได้นัดหมาย ,งานที่คนอื่นขอร้องให้ทำ ,งานที่ล่าช้าจากส่วน งานอื่นๆแล้วมาเร่งเรา ,งานที่เราทำได้งานแต่ไม่ได้อยู่ตามแผน ควรทำงานประเภทนี้ให้น้อยลงนะครับจะ ได้มีเวลาทำงานสำคัญมากขึ้นครับ 

4. งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน : งานนี้ถ้าไม่จำเป็นก็ควรจัดอยู่ในลำดับหลังๆหรือมีช่วงเวลาที่จะดำเนินการให้ชัดเจน เช่น โทรศัพท์ ทั่วไป ,e-mail ,งานสังสรรค์ , การพูดคุยเรื่องทั่วไป เป็นต้น เราเสียงเวลากับงานประเภทนี้ไป ค่อนข้างมาก จึงมีเวลาเหลือในการทำงานสำคัญน้อย แล้วจะรู้สึกว่างานยุ่งมากแต่ได้ผลผลิตน้อยเหลือเกิน และไม่ได้ตามเป้าด้วย 

ลองดำเนินการเพื่อจัดประเภทของ งานที่เรารับผิดชอบอยู่หรือต้องเผชิญในแต่ละวันดูหน่อยนะครับ หลายท่านอาจ จะแปลกใจก็ได้ว่าพอจัดแล้วทำได้ผลออกมาดีกว่าที่เคยเป็นกันอยู่ก็ได้นะครับ