ทักษะการเป็นหัวหน้างานคุณภาพ

ปัจุบันองค์กร ต้องการ หัวหน้างาน ที่พร้อมทั้งความเชี่ยวชาญในงาน (เก่งงาน) และมีความเป็นผู้นำ (เก่งคน) เพื่อให้สามารถนำพาทีมงานให้บรรลุเป้าหมาย โดยเป็นที่ยอมรับจากทีมงาน ซึ่งทักษะเบื้องต้นที่ หัวหน้างาน ควรพัฒนาอยู่เสมอมีดังต่อไปนี้
    การกำหนดเป้าหมาย (Goal)
    การวางแผนการทำงาน (PDCA)
    การสื่อสารให้ทีมงาน (Communication)
    การสั่งงานและมอบหมายงาน (Delegation)
    การรู้จักแก้ไขปัญหา (Problem Solving)
    การกล้าตัดสินใจข (Decision Making)

การทำงานให้สำเร็จโดยการผ่านทีมงาน หัวหน้างาน คุณภาพต้องพัฒนาทักษะเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง จนกลายเป็นธรรมชาติของตัวเอง
 การกำหนดเป้าหมาย (Goal) หัวหน้างานต้องสามารถกำหนดเป้าหมายให้กับทีมงาน และพูดคุยเป้าหมายกับทีมงาน อยู่บ่อยๆ มิเช่นนั้นทีมงานก็อาจลืมเป้าหมาย ที่กำหนดร่วมกันไปได้ เพราะคนส่วนใหญ่จะละทิ้งเป้าหมาย ถ้าหากเจออุปสรรคมากๆ แต่ถ้าหัวหน้าคอยย้อมเตือนเป้าหมายของทีมอยู่เรื่อยๆ ก็จะกระตุ้นให้ทีมงานยังเกิดความกระตือรือร้นอยู่ โดยที่เป้าหมายต้องมีความชัดเจนและเป็นที่น่าสนใจของทีมงานด้วย
การวางแผนการทำงาน (PDCA) หลังจากกำหนดเป้าหมายแล้วหัวหน้างาน ต้องนำเป้าหมาย นั้นมาวางแผนการทำงานทั้งของตัวเอง และของทีมงาน แล้วลงมือทำทันที ไม่มัวรอช้า เมื่อลงมือทำแล้วก็ควรตรวจสอบผลลัพธ์ ที่เกิดขึ้น อยู่อย่างสม่ำเสมอเมื่อมีจุดใดที่ไม่เป็นไปตามแผนการที่วางไว้ ก็ควรนำกลับมาทบทวน และปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้เกิดแผนงานที่ดีมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น การทำงานตามแผนอย่างต่อเนื่อง (Plan, Do, Check, Act) ก็จะทำให้เราบรรลุผลสำเร็จแน่นอน
การสื่อสารให้ทีมงาน (Communication) การสื่อสารเป้าหมายให้ทีมงานเข้าใจเป็นทักษะหนึ่งที่หัวหน้า ควรให้ความสำคัญ เพราะเป้าหมายที่เรากำหนดขึ้นนั้น อาจเป็นเรื่องยากของทีมงาน หรือ เป็นข้อกังวลของทีมงานก็ได้ ดังนั้นหัวหน้างานต้องใช้เทคนิคและพลังในการสื่อสารให้ดี เพื่อให้ทีมงานยอมรับในเป้าหมาย และมองเห็นประโยชน์กับเป้าหมายที่กำลังจะไป โดยการจูงใจให้ทีมงานรู้สึกว่าเป้าหมายนั้นเป็นของทีมงานด้วยเช่นกัน ไม่ใช่เป็นของหัวหน้าเพียงคนเดียว
การสั่งงานและมองหมายงาน (Delegation) เมื่อทุกคนเกิดความเข้าใจในเป้าหมายของทีมงานเป็นอย่างดี หัวหน้างาน ก็เริ่มแบ่งหน้าที่การทำงานให้กับทีมงาน โดยการจัดแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้เหมาะสม กับคนทำงาน เหมือนที่มีคนพูดกันว่า “ใช้คนให้ถูกกับงาน (Put the Right Man to the Right Job)” และควรกระจายให้ทั่วถึงทุกๆ คนในทีม ควรมีความเชื่อมั่นในศักยภาพของคนในทีม ไม่ควรใช้เพียงบางคนให้รับงานมากเกินไป การสั่งงานและมอบหมายงาน ควรมีความชัดเจน บอกถึงความต้องการของหัวหน้าร และทบทวนกับทีมงานด้วยว่าเข้าใจในสิ่งที่มอบหมายให้ทำหรือไม่ เพราะถ้าทีมงานเข้าใจเจตนาผิดไป ก็อาจทำให้งานเกิดความเสียหายได้
การรู้จักแก้ไขปัญหา (Problem Solving) กรณีที่เกิดปัญหาขึ้น หัวหน้างานค่อยรีบที่จะดำเนินการแก้ไข ไม่ควรปล่อยให้ปัญหาค้างไว้ อาจจะเป็นการแก้ไขโดยพนักงานผู้นั้น หรือหัวหน้างานเป็นผู้แก้ไขก็ตาม ถ้าจะทำให้ปัญหาน้อยลง ควรเตรียมตัวที่จะร่วมมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆบ่อยๆ โดยการList ปัญหาที่เจอพร้อมแนวทางแก้ไขรองรับไว้เมื่อเกิดปัญหาขึ้น ก็แก้ไขได้ทันที ระหว่างการแก้ไขปัญหาควรมองที่เป้าหมาย ไม่ใช่มองเป็นอุปสรรค เพราะจะทำให้เราเครียดเกินไป

“ปัญหามีไว้แก้ไข…ไม่ได้มีไว้แบก”

การกล้าตัดสินใจ (Decision Making) หัวหน้างานต้องแสดงให้ทีมงานเห็นถึงความกล้าในการตัดสินใจเพราะจริงๆ แล้ว เราตัดสินใจทุกเรื่อง แม้ว่าเราจะบอกว่าเราไม่ตัดสินใจแต่ที่จริงเราตัดสินใจแล้วว่า “ยังไม่ตัดสินใจ” เพราะหัวหน้างาน ต้องรับผิดชอบในทุกๆ เรื่องที่ได้ตัดสินใจไป ทีมงานอาจจะมีความกลัว หัวหน้างาน ควรทำให้ทีมงานฝึกในการตัดสินใจ โดยเลิกจินตนาการความกลัว แล้วลงมือปฏิบัติทันที หัวหน้างานควรเผชิญหน้ากับเหตุการณ์ต่าง แล้วใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ เพราะถ้า หัวหน้างาน ไม่กล้าตัดสินใจ งานต่างๆ ก็จะค้าง แล้วไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้

“การลงมือทำ…ถ้าไม่สำเร็จก็จะได้รับประสบการณ์ที่ดี”

การพัฒนาทักษะการเป็นหัวหน้างาน อยู่อย่างสม่ำเสมอ ก็จะทำให้เรากลายเป็นหัวหน้างานคุณภาพ ที่ได้รับมอบการยอมรับจากบุคคลรอบทิศทางของเราเมื่อได้รับโจทย์จากผู้จัดการ หรือผู้บริหาร หัวหน้างานก็ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการปฏิบัติงานให้ครบถ้วน แล้วมุ่งมั่นสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้ครับ